A dokumentum az információhordozó. Minden egyes vezetői dokumentum információhordozó, amelyet összegyűjtésére, elemzésére, kidolgozására és vezetői döntések meghozatalára, a közvetlen végrehajtókkal való közlésére használnak, érdekelt szervezetek vagy állampolgárok. Az adminisztratív dokumentumokkal szemben támasztott fő követelmény a formalitás, a megbízhatóság, az objektivitás. Ez a követelmény akkor érvényesül, ha a dokumentum jogi erővel rendelkezik, vagyis az a feltétel, amely mellett a dokumentum információi felhasználhatók az irányítás területén anélkül, hogy kétségbe vonnák annak megbízhatóságát bármely tevékenység végrehajtásához. Jelenleg az okirat vitathatatlanságát, kötelező jellegét az „okirat jogereje” fogalma is meghatározza.

Az irányítási tevékenységnél az okiratok jogereje rendkívül fontos, hiszen a bennük foglalt információk bizonyítására szolgálnak, és a jognyilatkozat egyik formáját jelentik. Az okirat jogerején a jogszabályokon alapuló vitathatatlanságot és tekintélyt értjük. A dokumentum jogi ereje kötelező jelleggel jár a címzettek, illetve a menedzsment résztvevői (kormányzati szervek, azok) számára. szerkezeti felosztások, közszervezetek, tisztviselők, közalkalmazottak és állampolgárok), akik a jelen dokumentumtól vezérelve tevékenységüket arra alapozzák, vagy attól tartózkodnak.

Egyes dokumentumok, például a szövetségi képviselő jogi aktusai és végrehajtó hatalom, bírósági, ügyészségi, közjegyzői és választottbírósági cselekmények, szerződéses dokumentáció, kezdetben jogi funkciót töltenek be, jogi normákat és jogviszonyokat megállapító, egységes szerkezetbe foglaló és megváltoztató, illetve azokat megszüntető. Egyéb okiratok akkor ruháznak fel jogi funkciót, ha bizonyítékként használják fel a bíróságon, a nyomozó- és ügyészségen, a közjegyzőknél, a választottbíróságnál stb. A vezetői tevékenységben az okirat jogi ereje biztosítja a hivatalosságot a munkavállalók számára, mint adott vezetési rendszer, ill. minden más szerkezet, amellyel összekapcsolódik.

A dokumentum jogi ereje- ez egy olyan ingatlan, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kiadó szerv hatásköre és a nyilvántartásba vétel megállapított rendje közöl vele.

Ebből a meghatározásból következik, hogy az okiratot kiállító vezető szerv vagy tisztségviselő köteles:

Elkészítésénél tartsa be a hatályos jogszabályokat;

Csak a hatáskörükön belül publikálhat dokumentumokat;

Tartsa be az áramkört pontos idő a dokumentumok elkészítésére és végrehajtására vonatkozó nemzeti szabályokat.

Így az okirat jogi erejét az irat tartalma és formája egyaránt meghatározza. Mert bizonyos fajták dokumentumok a hatályos nyilvántartásba vételi szabályokban, a jogi erejüket igazoló részletekre vonatkozó követelmények kidolgozásra kerültek.

Hogy a dokumentumot legális erőkre van szükség. kellékek:

a dokumentum típusának neve;

Dokumentum kelte;

Reg. dokumentum szám;

Aláírás;

jóváhagyó bélyegző;

jóváhagyás aláírása;

Az elektronikus dokumentumok hitelesítési eljárását meghatározó jogalkotási aktusok .

Tehát az elektronikus dokumentum jogi ereje adott:

Kötelező adatok;

Az alkotó tekintélyének megerősítése;

A kötelező adatok összetételét az alábbi szabályzat határozza meg:

Szövetségi törvények:

F Z "Az információról, az informatizálásról és az információ védelméről". Nemcsak az információs terület legfontosabb fogalmairól ad definíciókat, hanem meghatározza az inf-ció védelmének, valamint az inf-ció veszélyének céljait is. Ez a törvény a dokumentumot az információ információba való felvételének előfeltételeként határozza meg. erőforrások. A törvénynek megfelelően, legális egy automata géppel tárolt, feldolgozott és továbbított dokumentum ereje. információ és a távközlés. rendszerek, elektr. aláírás.

NÁL NÉL Az Orosz Föderáció törvénye a kommunikációról"Részben tükröződtek az elektronikus dokumentáció és az elektronikus dokumentumokkal való munka megszervezésének kérdései. A törvény kimondja, hogy a társadalom fejlődésének és az állam tevékenységének legfontosabb feltétele a stabil és minőségi kommunikáció kialakítása és fenntartása. A kommunikációs eszközök a számítástechnikai eszközökkel együtt képezik az információgyűjtés, -feldolgozás, -gyűjtés és -terjesztés folyamatának biztosításának technikai alapját.

Az Orosz Föderáció törvénye "Onállapot titkos "a témakör problematikájához kapcsolódóan további 2 fogalom meghatározását vezette be: a titkos információ védelmének módszereiről és eszközeiről; az államtitok védelmével kapcsolatos állami programokról és intézkedésekről.

A törvény szabályozza az információvédelmi alrendszert is magában foglaló integrált automatizált irodai rendszerek (IASD) forgalmazásával foglalkozó szervezetek tevékenységét. E munkák elvégzésére engedélyt adnak ki a szervezet és az állam speciális vizsgálatának eredménye alapján. az információvédelemért felelős vezetőinek minősítése, és a szervezetnek számos követelménynek kell megfelelnie.

Szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" azt mondja, hogy elektr. Doc-you az Arkh-nak tulajdonítható. az Orosz Föderáció alapja. Azonban az előírások ar-x. Az osztályok csak a legáltalánosabb értelemben kapcsolódnak az elektronok tárolásra történő átvételének, megőrzésének, elszámolásának és leírásának kérdésköréhez. doki. Az elektronikus dokumentumok létrehozásának és felhasználásának kérdéseit néhány más osztály önállóan oldja meg.

Elektron létrehozása. a kormányok valójában a szövetségi célprogram „Electron. Oroszország”, amellyel kapcsolatban a program egyes rendelkezései az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésére irányulnak.

A szövetségi végrehajtó hatóságok rendeletei és a GOST-ok:

Az oroszországi Goskomstat 2004.05.01. N 1 „A munkaerő elszámolására és fizetésére vonatkozó elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak jóváhagyásáról”;

GOST R 6.30-2003"Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei", melynek megfelelően készülnek a dokumentumok.

Elektronikus dokumentumokhoz GOST 6.10.4-84 "Egységes dokumentációs rendszerek. Gépi hordozón lévő dokumentumok és számítógépes technikával készített machinogram jogerő adása. Alapvető rendelkezések". Ez a szabvány előírja az elektronikus dokumentum jogerőt adó adatok összetételére és tartalmára vonatkozó követelményeket, valamint meghatározza azok módosításának eljárását.

Elektronikus üzenetekhez - GOST R 53898-2010 „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Dokumentumkezelő rendszerek interakciója. E-mail követelmények. A szabvány meghatározza az elektronikus üzenet formátumát, összetételét és tartalmát.

Az elektronikus dokumentumnak tartalmaznia kell:

Regisztrációs szám;

Regisztráció dátuma;

A dokumentum elkészítésének helyességéért felelős vagy a dokumentumot jóváhagyó személy aláírása (kódja);

A szervezet neve - a dokumentum készítője;

A szervezet helye - a dokumentum készítője vagy postai címe.

Lehetőség van további részletek használatára, a lényeg az, hogy a kötelezőek egyértelműen azonosíthatók legyenek.

Hitelesség és hitelesség

A hitelesség biztosításának legegyszerűbb módja elektronikus dokumentum elektronikus digitális aláírás (ES) használatával. Az elektronikus irat bizonyító erejének értékelésekor a bíróság mindenekelőtt a keletkezési, tárolási, továbbítási és a szerző azonosítási módszereinek megbízhatóságát veszi figyelembe. Ehhez az ES mellett fontos az elektronikus dokumentumok feldolgozására szolgáló megbízható rendszer (trusted storage).

A személyügyi osztály dokumentumáramlásának kialakítására
* a szükséges személyi dokumentumok listája, a személyi dokumentáció típusai és fajtái
* az esetek nómenklatúrája
* dokumentumok csoportosítása esetekbe
a személyi dokumentáció lebonyolításának követelményei, a dokumentumok jogerőt adva
- Folytatás 1 tervezési lehetőség
* utasítás a személyzeti iratkezelésről
* a személyzeti szolgálat dossziéinak előkészítése a szervezet archívumába történő átvitelhez, tárolási időszakok
* a munkáltató felelőssége a személyi nyilvántartások vezetésére vonatkozó követelmények megsértéséért

Milyen követelmények vonatkoznak a személyzeti iratkezelés lefolytatására?

A szakképzett személyzeti iratkezelés magában foglalja az összes személyi kérdés dokumentálását a dokumentumok feldolgozására megállapított szabályoknak megfelelően.
Az információk bizonyos szabályok szerinti dokumentálására vonatkozó követelményt a 2006. július 27-i 149-FZ „Az információról, információs technológiákról és információvédelemről” szóló szövetségi törvény írja elő.

A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikkéből:

1. - Jogszabályok Orosz Föderáció vagy a felek megállapodása alapján az információk dokumentálására vonatkozó követelmények állapíthatók meg.
2. - A szövetségi végrehajtó szervekben az információk dokumentálása az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik. Az irodai munkavégzés és az iratkezelés mások által kialakított szabályai kormányzati szervek, szervek önkormányzat hatáskörükön belül meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkája és dokumentumforgalma tekintetében megállapított követelményeknek.

A vezetőknek és a személyzeti tisztviselőknek emlékezniük kell arra, hogy egy dokumentum helyes elkészítése azt jelenti, hogy jogi erőt adnak neki. Nemcsak a tartalomra, hanem a formájára is kellő figyelmet kell fordítani. Az okirat jogi ereje egy hivatalos okirat tulajdona, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kibocsátó szerv hatásköre és a nyilvántartásba vételre megállapított eljárás (GOST R 51141-98 2.1. szakasz) közölnek vele.
A vezetői tevékenységhez nagyon fontos az okiratok jogi ereje, amely megerősíti, hogy az okiratok valódi bizonyítékul szolgálhatnak a bennük foglalt információkra. A bírói gyakorlat számos példát ismer arra, amikor egy szervezet a vonatkozó GOST követelményeinek megsértésével összeállított, nem megfelelően elkészített személyzeti dokumentumok miatt veszített el egy ügyet, mivel azokat a bíróság nem fogadja el írásos bizonyítékként, és nincs jogi erejük. Ez egy újabb megerősítése annak, hogy a munkaügyi kapcsolatokban (különösen elbocsátás esetén) be kell tartani a személyi nyilvántartások kezelésének minden formai finomságát.

Dokumentációs szabályok

Egy dokumentum megfelelő formázásához mindenekelőtt meg kell határozni, hogy melyik dokumentumcsoporthoz vagy dokumentációs rendszerhez tartozik.
A GOST R 51141-98 2.1. pontja szerint a dokumentációs rendszert a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, valamint a végrehajtásuk egységes követelményei szerint összekapcsolt dokumentumok halmazaként ismerik el.
Az Orosz Föderáció állami szabványának 1993. december 30-i 299. számú rendeletével jóváhagyott, OK 011-93 irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozójával összhangban a személyi nyilvántartások kezelésének két dokumentumrendszert kell tartalmaznia:
- a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
- az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere (a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó bizonylatcsoport).
Dokumentációs szabályok bekerült a szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszerébe, a GOST R 6.30-2003 által meghatározott, jóváhagyva az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. március 3-i 65-st.
Ez a szabvány követelményeket állapít meg az okiratok részletezésének és az iratformák elkészítésére.
A munkaerõ és annak kifizetése rögzítésére szolgáló elsõdleges számviteli bizonylatok kérelmezésére és kitöltésére vonatkozó utasításokat (19 nyomtatvány a személyi állomány nyilvántartására és 11 nyomtatvány a munkaidõ-felhasználás és a személyi állományokkal való elszámolás nyilvántartására) a munkaerõ és a fizetési kötelezettség rögzítésére vonatkozó elõírások tartalmazzák. Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. sz.
A GOST R 6.30-2003 azonban tartalmaz egy részletjegyzéket, amely 30 feliratot tartalmaz, sajnos nincs feltüntetve, hogy mely feliratok adnak jogi erőt a dokumentumnak. Azonban nem minden felirat befolyásolja a dokumentum jogi erejét.
Tehát a szabványos „Egységes dokumentációs rendszerek. Az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1984. október 9-i, 3549. számú rendelete által jóváhagyott GOST 6.10.4.-84 számítógépes technológiával létrehozott gépi adathordozón lévő dokumentumok és mashinogram jogi ereje rögzíti a követelményeket a dokumentumoknak jogerőt adó részletek összetétele gépi hordozón és számítógépes technológia segítségével készített machinogram. Ezek a következők: a szervezet neve - a dokumentum készítője; a szervezet helye - a dokumentum készítője vagy postai címe; a dokumentum címe; a dokumentum gyártási dátuma; az irat gépi adathordozón vagy machinogramon történő helyes előállításáért felelős személy kódja, vagy főszabály szerint az iratot jóváhagyó személy kódja. De ezeken a részleteken kívül a dokumentum további részleteket is tartalmazhat, amelyek a bizonyos fajták törvény vagy egyéb szabályozás előírásai miatt kötelezőek lehetnek a dokumentumok.

Elektronikus dokumentáció

A modern személyügyi szolgáltatási rendszerben a hagyományos papíralapú dokumentumok mellett az elektronikus dokumentumokat is alkalmazzák. Az Art. A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikke különleges követelményeket ír elő az ilyen dokumentumokra vonatkozóan:
„Az elektronikus digitális aláírással vagy a kézírásos aláírás más analógjával aláírt elektronikus üzenetet a kézírásos aláírással aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak tekintik, ha szövetségi törvények vagy egyéb szabályozási jogi aktusok nem írnak elő vagy nem tartalmaznak követelményt. ilyen dokumentumot papírra készíteni” .
Ugyanakkor az elektronikus dokumentum e törvény szerinti jogerejét elektronikus digitális aláírás igazolja. Az elektronikus digitális aláírás jogereje akkor ismerhető el, ha az automatizált információs rendszerben olyan szoftver és hardver eszközök állnak rendelkezésre, amelyek biztosítják az aláírás azonosítását, és betartják ezek meghatározott felhasználási módját. Ezenkívül az említett szövetségi törvény rendelkezései nem tiltják a kézzel írott aláírás egyéb analógjainak használatát az elektronikus dokumentumokban található információk azonosítására szolgáló kellékként.
Általában az elektronikus dokumentum részleteinek összetételének meg kell felelnie a GOST R 6.30-2003 követelményeinek.
Ezenkívül a GOST R 6.30-2003, amely felsorolja a dokumentumok elkészítéséhez használt részletek összetételét, nem határozza meg ezt a koncepciót. A meghatározás tartalmazza a GOST R 51141-98 szabványt, amely szerint a dokumentum követelménye a hivatalos dokumentum formalizálásának kötelező eleme (GOST R 51141-98 2.1. pont).

A dokumentumok jogi ereje

Az irat jogerejét az egyes iratfajtákra megállapított részletezés és a szabványnak megfelelő nyomtatványon történő kivitelezés biztosítja.
Emlékeztetni kell arra, hogy a különböző dokumentumok különböző részletekből állnak, és egy dokumentum összeállításakor nem kell használnia a GOST-ban leírt összes részletet. Egyes kellékek kölcsönösen kizárják egymást, például a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” csak betűkkel van feltüntetve, míg az „Ikmánytípus neve” nem szerepel a fejléces papíron. Az iratok készítése és feldolgozása során a kötelező adatok összetétele egyéb adatokkal is kiegészíthető, ha az irat célja, feldolgozása ezt megkívánja. Az egységesített dokumentumformákhoz további részleteket is hozzáadhat. Például az alkalmazottak felvételére és elbocsátására vonatkozó utasítások formájában adja hozzá a „személyzeti osztály vezetőjének aláírása”, „a közvetlen felettes aláírása” adatokat. Az egyesített adatlapokról azonban az egyes részletek eltávolítása nem megengedett.
A részletek összetétele, amely egy adott dokumentumot jellemzi, a dokumentum létrehozásának céljai, célja, a jelen dokumentum tartalmi és formai követelményei, a dokumentálás módja határozza meg.
A fő dokumentum, amely megállapítja a részletek összetételét és a végrehajtásukra vonatkozó követelményeket, a GOST R 6.30-2003.
Ez a dokumentum a szervezeti és adminisztratív dokumentumok - határozatok, parancsok, utasítások, levelek, jegyzőkönyvek, aktusok és egyéb, az OK 011-93-ban (OKUD) szereplő dokumentumok - elkészítéséhez és végrehajtásához használt alábbi adatokat tartalmazza:
Dokumentum űrlap kódjaés a vezetési dokumentáció össz-oroszországi osztályozója (OKUD) szerint kell letenni. Az OKUD az szerves része A műszaki, gazdasági és társadalmi információk egységes osztályozási és kódolási rendszere, amely a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett egységes dokumentációs rendszereket és dokumentumformákat fedi le.
Szervezet emblémája vagy védjegye(szolgálati jel) a szervezet fejlécére kerül az Alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően.
A szervezeti kódot (OKPO) a vállalatok és szervezetek össz-oroszországi osztályozója szerint írják le.
OGRN- fő állami regisztrációs szám jogalany az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően le kell tenni.
TIN/KPP- az adózó azonosítószáma / a regisztráció okának kódja az adóhatóság által kiállított okmányoknak megfelelően rögzítve van.
Cégnév, amely a dokumentum szerzője, meg kell egyeznie az alapdokumentumokban rögzített névvel. A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a szülőszervezet teljes nevét (ha van ilyen). A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adjuk meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kerül. Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szervezeteinek neve, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével (orosz) együtt hivatalos nyelv az Orosz Föderáció tárgyai, két nyelven nyomtatva.
A fiók, területi kirendeltség, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.
A szervezetre vonatkozó hivatkozási információk tartalmazzák beleértve: postacím; telefonszám és egyéb, a szervezet döntése szerinti információ (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, e-mail cím).
A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály). Például "Belső munkaügyi szabályzat", "munkaköri leírás".
A dokumentum kelte a aláírásának, jóváhagyásának dátuma, jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, aktusnál - az esemény időpontja.
A két vagy több szervezet által kiállított dokumentumoknak egy (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.
Engedélyezett kétféleképpen formázhatja a dokumentum dátumát: numerikus vagy szó-numerikus.
Digitális módszerrel a dokumentum kelte arab számokkal a következő sorrendben kerül kiírásra:
a hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.
Például a 2011. február 5-i dátumot a következő bejegyzéssel kell írni: 2011.02.05.
A dátumot a következő sorrendben lehet formázni: év, hónap, hónap napja, például 2011.02.05.
Ezt a dátumregisztrációs módszert széles körben használják az archívumokban - a polcokon, mappákban és egyéb dokumentumokban a dátumok "fordított" sorrendben vannak írva.
Verbális-numerikus módszerrel a dátumot kell megírni: 2011. február 05.
A dokumentum nyilvántartási száma a sorszámától, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrája szerinti esetmutatóval, a levelezőre, előadókra vonatkozó információkkal.
A két vagy több szervezet által közösen közzétett dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, a dokumentumban szereplők sorrendjében perjellel elválasztva.
Az irat iktatószámának hozzárendelése a vonatkozó regisztrációs lapon történt bejegyzés alapján történik. A regisztrációs űrlapok következő típusait különböztetjük meg: regisztrációs és ellenőrző kártyák (RKK); Regisztrációs folyóiratok (könyvek); képernyő formák (számítástechnika használatakor). Egyes folyóiratok és könyvek nyomtatványait hivatalos szervek hagyják jóvá. Például az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. „A kitöltési utasítások jóváhagyásáról szóló rendelete hagyta jóvá a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvének formáját”. munkakönyvek”.
De a legtöbb forma saját belátása szerint fejlesztették ki munkáltató. A bizonylatok nyomtatványai a Bizonylatok nyomtatványai oldalon tekinthetők meg
A nem iktatott iratnak nincs jogereje!!!
Link a regisztrációs számhoz és dátumhoz dokumentum tartalmazza a regisztrációs számot és annak a dokumentumnak a dátumát, amelyre választ kell adni. Ez az attribútum a betűkhöz szükséges.
Összeállítás helye vagy a dokumentum kiadásait a „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal jelzik, ha azt nehéz meghatározni. Az összeállítás vagy megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak általánosan elfogadott rövidítések használhatók.
címzett lehetnek szervezetek, azok szerkezeti alosztályai, hivatali ill magánszemélyek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni.
A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Az irat címzettjének pozícióját a datív esetben kell feltüntetni,
Például:
vezérigazgatónak
JSC Parus
V.A. Laptev
vagy

LLC "Mayak"
Könyvelés
vezető közgazdász
V.M. Kochetova

FOLYTATÁS 1 az OLDALON

A szervezetekben a termelési folyamat részeként az alkalmazottak belső levelezést folytatnak egymással. Nyilatkozatokat írnak, értesítésekkel tájékoztatják egymást az elvégzett munka előrehaladásáról, illetve a végrehajtás módjáról. Az ilyen dokumentumok gyakran nagy jelentőségűek, ezért jogi erővel kell rendelkezniük.

A dokumentum jogi ereje érdekében a következő szabályokat kell betartani:

a munkáltatónak a belső levelezési dokumentum elkészítésekor be kell tartania a hatályos jogszabályi normákat;

a munkavállaló csak a hatáskörén belül állíthat ki dokumentumot;

a munkáltató köteles betartani az iratok elkészítésére és lebonyolítására, valamint a munkavállalók megismertetésére vonatkozó szabályokat (szükség esetén).

A dokumentumnak jogi erőt adó kellékek

Az adatok kötelező összetétele, amely a létrehozott dokumentumok jogerőt ad:

1. A dokumentum szerzője (a szervezet, intézmény, vállalkozás neve, osztályzati hovatartozás vagy jogi forma megjelölésével). Alternatív megoldás a dokumentum fejléces papírra történő kinyomtatása. Egyes dokumentumok ezenkívül jelzik azt a várost, amelyben ezt a dokumentumot kiadták.

2. A dokumentum címe (megrendelés, rendelet stb.).

3. A dokumentum keletkezésének, jóváhagyásának, hatálybalépésének időpontja.

4. Jelen dokumentum regisztrációs indexe (száma) a társaság által elfogadott regisztrációs rendszer szerint.

6. A szervezet vezetője vagy az általa megbízott felelős személy aláírása. A fej aláírása többféle formában is elhelyezhető, különösen:

6.1. Közvetlen aláírás (mint az egyesített formájú megbízásoknál - az aláírás pozíciójának, dekódolásának és magának az aláírásnak megjelölésével).

6.2. A szervezet vezetője (vagy felhatalmazott tisztviselője) által aláírt közvetlen jóváhagyó bélyegző. A jóváhagyás bélyegzője a dokumentum felső fejlécére van ragasztva a jobb oldalon.

6.3. Közvetett jóváhagyási bélyegző, közvetítve, például megbízással történő jóváhagyással. Az ilyen bélyegzőt rendszerint a dokumentum jobb oldali felső fejlécén is elhelyezik (mint a T-3 egységes formában - Személyzet).

6.4. Vezetői állásfoglalás formájában, például munkavállalói nyilatkozaton. A határozatnak négy elemet kell tartalmaznia: a határozat címzettjét, magát a közigazgatási intézkedést vagy utasítást, a vezető aláírását és a határozat kiadásának dátumát. A felbontást általában kézzel rögzítik a dokumentum bármely szabad helyére, de általában annak felső részére.

7. Jóváhagyási vízumok az olyan típusú dokumentumokhoz, amelyek e vízumok nélkül nem rendelkeznek teljes jogerővel. Például jóváhagyási vízumok az elsődleges szakszervezeti testülettel, a képviselő-testület véleményének figyelembe vételével, ügyvéddel való megállapodás, a főkönyvelővel stb. A jóváhagyást igénylő dokumentumokat a hatályos jogszabályok, az egységes formanyomtatványok és magának a szervezetnek a belső helyi szabályzatai határozzák meg, különösen az irodai munkára vonatkozó utasítások vagy az osztályokra vonatkozó előírások stb. (ha vannak). A jóváhagyási vízum a következő formákban lehet:

7.1. A jóváhagyást igazoló dokumentum megjelölése (T-7 egységes formanyomtatvány). A jóváhagyó bélyegzőt általában a minta bal oldali alsó részében kell elhelyezni.

7.2. A megállapodást megerősítő megfogalmazás, a megállapodást megkötő személy vagy személyek álláspontja, aláírása/aláírásai, azok átirata és a megállapodás dátuma. A jóváhagyási vízumot rendszerint a dokumentum formális részének alján vagy bármely szabad helyen rögzítik.

8. Az ismerkedési vízumnak minden személyzeti utasításban és egyéb dokumentumban szerepelnie kell, amelyeket lényegében a munkavállalók meghatározott köréhez kell eljuttatni. Ez a feltétel tartalmazza az aláírt dokumentum alatt az alkalmazottak általi megismerkedés kézzel írt dátumát is. Az ismerkedési vízum az okmány alján középen vagy bal oldalon található.

Az Állami Statisztikai Bizottság által kidolgozott egységes formanyomtatványok a dokumentumok jogerőt biztosító dokumentumainak figyelembevételével épülnek fel, és minden megadott adatot tartalmaznak (bár vannak kivételek, pl. a munkavállalói személyi igazolvány - a T-2 egységes nyomtatvány nem tartalmaz regisztrációs számot). , mivel ezeket a dokumentumokat nem időrendi, hanem ábécé sorrendben tároljuk).

Az alábbiakban bemutatunk egy példát az összes megadott részletre egy egységes űrlapon, példaként a T-6 egységes formanyomtatványt használva - nyaralási megrendelés.

A belső levelezés iratainak jogerő biztosítása

A szervezeten belüli levelezés a következő feladatokat oldja meg:

1. Írásban kifejezi és dokumentálja az egyik fél, a munkáltató vagy a munkavállaló véleményét, kérelmét, javaslatát, vagy a másik fél tájékoztatása jellegű.

2. Elválaszthatatlan láncszem a munkaszerződés megszüntetésére, a munkavállalók áthelyezésére, a szabadságok nyilvántartására és egyéb személyzeti eljárásokra.

3. Szükséges okirati bizonyítékként szolgál munkaügyi vita elbírálásakor.

Ahhoz, hogy a belső levelezés a fenti feladatok mindegyikét elvégezze, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A dokumentumot helyesen kell elkészíteni, minden szükséges adattal együtt.

2. Az iratnak rendelkeznie kell a bejövő és kimenő iratok nyilvántartása szerinti iktatószámmal.

3. Ezt a dokumentumot a fogadó félnek hivatalosan meg kell válaszolnia. Például állásfoglalás formájában.

4. Az iratot a megállapított irattári követelmények figyelembevételével kell tárolni.

Leggyakrabban a munkavállaló belső levelezést folytat nyilatkozatok, hivatalos és feljegyzések segítségével, a munkáltató pedig értesítések formájában. A belső levelezés dokumentumait nemcsak akkor készítik el, ha hivatalos üzeneteket kell cserélni az alkalmazottak között, hanem az osztályvezetők és az alkalmazottak, az egyik osztály vezetői és mások között is.

Jelenleg e levelezés nagy része ben zajlik elektronikus formában, üzenetküldéssel emailben . Az ilyen üzenetekkel rendkívül nehéz bizonyítani, hogy ezt az elektronikus dokumentumot az adott alkalmazott készítette (még a jelszavak beállításakor is bizonyítania kell, hogy ezen az adott alkalmazotton kívül senki sem tudta az adott e-mail eléréséhez szükséges jelszót). Ezért ütközés vagy esetleges konfliktus esetén ajánlatos papír alapú, aláírásával hitelesítő dokumentumokat készíteni, és az iratnyilvántartásért felelős cégnél hivatalos személy útján bejelentkezni.

Az ilyen levelezésnek akkor lehet joghatása, ha a munkavállaló kinyomtatja az elektronikus üzeneteket, és a tisztviselő nyilvántartásba veszi. kívül belső dokumentumokat a vállalatnak (helyi belső szabályozás) éppen az információcsere ilyen módját kell rögzítenie, mint működő kommunikációs mechanizmust, valamint az üzenetek ellenőrzésének gyakoriságát.

Fontolja meg a belső levelezés dokumentumainak – nyilatkozatoknak és értesítéseknek – jogerő adásának általános elveit. Ezek a dokumentumok gyakran a fő bizonyítékok a munkaügyi vitákban, ezért a velük való hozzáértő munka rendkívül fontos a munkáltató érdekeinek védelme érdekében.

A regisztráció jellemzői és a nyilatkozatok jogi ereje

A munkáltató érdeke, hogy a munkavállalók személyes nyilatkozatait kézzel töltsék ki. A szervezetek jellemzően sablon űrlapokat használnak, amelyeken legalább a munkavállaló aláírását és a kérelem aláírásának dátumát kézzel kell kitölteni. A nyilatkozatok ilyen végrehajtását gyakran a bírói konfliktusban a munkavállalóra gyakorolt ​​nyomás tényeként értelmezik.

A pályázat elvileg automatikusan is elkészíthető, azonban ezt követően kinyomtatják, és a pályázat készítője aláírja.

Kívánatos, hogy a kérelemben – tekintettel a fenti, az iratok jogerőt adására vonatkozó eljárásra – a következő adatok szerepeljenek:

1. A dokumentum címe „Pályázat”.

2. Címzett - akinek a pályázatot elküldik, az adott szervezetben betöltött pozíció megjelölésével, teljes név. hivatalos.

3. Fordító - akitől küldték, a beosztás és a teljes név feltüntetésével. munkás.

4. A nyilatkozat szövege.

5. A kérelem benyújtójának aláírása.

6. A kérelem benyújtásának dátuma.

7. Jóváhagyó aláírások (leggyakrabban a szerkezeti egység vezetőjével - szükség esetén). Ez a kellék nem kötelező. Ezért jelenlétét az ilyen dokumentumokkal való munka elvei határozzák meg egy adott szervezetben.

8. Pályázat nyilvántartási száma. A számot a dokumentumhoz a beérkező dokumentáció naplója (vagy egy másik napló, az adott szervezet regisztrációs rendszerének felépítésétől függően) szerint rendelik hozzá, feltüntetve a számot, a dokumentum elfogadásának dátumát és a felelős személy aláírását. (például titkár). Az ilyen dokumentumok átvételéért felelős személy írja le a számot.

9. Annak a személynek az állásfoglalása, akinek a kérelmet címezték, vagy aki jogosult konkrét kérdés megoldására. A határozatnak tartalmaznia kell egy kézzel írott aláírást, a dátumot és a kérelem kibocsátásával kapcsolatos közigazgatási határozatot, amelyben meg kell jelölni azt a konkrét tisztviselőt (vezetéknevét vagy egyszerűen az osztályt), akinek a végzést elküldték, és (szükség esetén) azt a dátumot, ameddig a végzést megküldték. határozatban meghatározott teljesíteni kell.

10. A jelen kérelem alapján végrehajtott személyzeti eljárások lefolytatása után a vezető parancsának végrehajtását lehet rajta megjelölni (lásd a 8. példát). Ezeket általában a dokumentum tervezési részének alján, bal oldalon vagy bármely szabad helyen rögzítik.

11. Jelölhetőek az ügy száma, amelyhez ezt a kérelmet küldték.

Íme egy példa egy alkalmazásra, benne minden szükséges részlettel.

A regisztráció jellemzői és az értesítések jogi ereje

A munkáltató értesítéseket ír, hogy tájékoztassa a munkavállalót valamiről. Például figyelmeztetni őt a javasolt létszámcsökkentésre (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 180. cikke), a közelgő rendes éves szabadságra, a vállalat szabadságának ütemezése szerint (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke) , a munkaszerződés feltételeinek közelgő változásáról (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 74. cikke), arról, hogy a munkavállalóval kötött határozott idejű munkaszerződést csökkentik (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke). Orosz Föderáció) stb.

A munkaügyi jogszabályokban előírt eljárás betartására vonatkozó hivatalos értesítéseket csak papír formában kell elkészíteni, mivel ezek a dokumentumok igazolják a megállapított eljárás betartását, és a munkavállaló az értesítés kézhezvételét általában a magát a dokumentumot.

Az alábbiakban a Munka Törvénykönyvének kivonatait közöljük, amelyek megerősítik, hogy bizonyos esetekben a munkaügyi jogszabályoknak való megfelelés esetén írásbeli bejelentés szükséges.

Dokumentumtöredék

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 74. cikk (...) A munkáltató köteles értesíteni a munkavállalót a munkaszerződés feltételeinek a felek által meghatározott várható változásairól, valamint azokról az okokról, amelyek a változtatást szükségessé tették. írás legkésőbb két hónapon belül, ha e kódex másként nem rendelkezik. Ha a munkavállaló nem vállalja, hogy az új körülmények között dolgozzon, a munkáltató köteles írás felajánlani neki a munkáltató rendelkezésére álló másik munkakört (mind a megüresedett, akár a munkavállaló képzettségének megfelelő munkakört, mind pedig a megüresedett alacsonyabb beosztást vagy alacsonyabb fizetésű munkakört), amelyet a munkavállaló egészségi állapotára tekintettel elláthat. 79. cikk Határozott idejű munkaszerződés felmondása A határozott idejű munkaszerződés az érvényességi idejének lejártával szűnik meg. A munkaszerződés lejárta miatti felmondásáról a munkavállalót legalább három naptári nappal a felmondás előtt írásban értesíteni kell, kivéve, ha a munkaviszony végére kötött határozott idejű munkaszerződés tart. a távollévő alkalmazott lejár. 123. cikk A fizetett szabadság kiadásának rendjét évente a szabadságolási rend szerint határozzák meg (…). A munkavállalót értesíteni kell a szabadság kezdetének időpontjáról. festés alatt legkésőbb két héttel annak megkezdése előtt. 180. cikk (...) A munkavállalókat a munkáltató személyesen figyelmezteti és festés alatt legalább két hónappal a felmondás előtt.

Mindezekben az esetekben a munkáltatónak meg kell erősítenie a munkavállaló értesítésének tényét egy bizonyos ideig, amely megfelel a munkaügyi jogszabályok követelményeinek. Ezért az ilyen értesítéseket személyes aláírással adják át a munkavállalónak. Az értesítés kézbesítésénél pedig nem annyira a munkavállaló aláírása a legfontosabb, hanem inkább az ilyen értesítés kézhezvételének dátuma.

Az értesítés ugyanazokat az adatokat tartalmazza, amelyeknek minden személyi dokumentumon szerepelniük kell.

Iratnyilvántartó rendszer a belső levelezéshez

A munkáltató könnyebben védekezhet munkaügyi konfliktus esetén (beleértve a bírósági konfliktust is), ha a szervezet szakszerűen kiépített okmánynyilvántartó rendszerrel rendelkezik. A cégbe történő regisztráció rendszere szükséges:

dokumentumok elérhetőségének rögzítése és mozgásuk nyomon követése;

a céges okiratok jogi hatályának megteremtése;

a belső dokumentumáramlás optimális megszervezése a vállalatnál;

bírói konfliktus esetén a munkáltató érdekeinek védelme. Ebben az esetben a napló-nyilvántartási rendszer megerősíti, hogy a bizonylat egy adott napon készült.

A vezetendő naplók (számviteli könyvek) száma közvetlenül függ a szervezet tevékenységének jellemzőitől. Annak érdekében, hogy a számviteli naplók (könyvek) ne csak bizonylatnyilvántartási funkciót töltsenek be, hanem ütközés esetén bizonyítékul szolgáljanak arra vonatkozóan, hogy a bizonylat egy bizonyos időn belül valóban létrejött, és később nem lehetett bevinni, ezen folyóiratok nyilvántartásba vételekor az alábbi szabályok betartása javasolt.

A folyóiratoknak:

kemény burkolattal rendelkezik (az eltarthatóság betartása érdekében);

ragasztókötéssel rendelkezik (a lap eltávolításának vagy egy meglévő naplóhoz való hozzáadásának lehetetlenségének vagy nehézségének bizonyítására);

számozott oldalaik legyenek az elejétől a végéig;

varrni kell;

a jogi személy pecsétjével és a szervezet vezetőjének aláírásával igazolni kell (kivéve a munkakönyvek első két számviteli könyvét, amelyet viaszpecséttel vagy pecséttel kell igazolni (Kb. rendelet 41. pontja). az Orosz Föderáció kormánya, 2003. április 16., 225. sz. „A munkaügyi könyvekről”).

A folyóiratok belső nézetét, amelyben lehetőség van a belső levelezés dokumentumainak nyilvántartására, maguk a szervezetek alakítják ki, mivel a folyóiratoknak nincsenek egységes formái. Az alábbiakban egy példa a formájukra.

Másolatok és másolatok

A belső levelezés dokumentumait gyakran másolatok vagy másodpéldányok formájában adják át a tisztviselőknek, különösen akkor, ha az eredeti dokumentumot magasabb tisztviselőnek küldik meg, vagy az ügy aktájába iktatják, de az irattal kapcsolatban további lépéseket kell tenni.

Másolat A dokumentum lehet fax vagy ingyenes. Fax másolat maradéktalanul reprodukálja a dokumentum tartalmát és annak minden külső jellemzőjét - az eredetiben szereplő részleteket (beleértve az aláírást és a pecsétet is) vagy azok egy részét, azok helyének jellemzőit. ingyenes példányírógépeken készült, tartalmazza a dokumentum összes részletét, de nem feltétlenül ismétli meg annak formáját.

Az okmányokért felelős munkatárs a másolatokat hitelesíti. A másolatok hitelesítése a „Tény” vagy „A másolat helyes” szó feltüntetésével, valamint az aláírás, annak átirata és a felelős személy dátumának feltüntetésével történik. Az igazoló megjegyzést általában az okmány formai részének alján, tetszőleges szabad helyen kell elhelyezni.

Ha a dokumentumot más szervezetnek nyújtják be, akkor a dokumentumok másolatán (azok kivonatán) feltétlenül bélyegezzen .

Másolat - olyan hivatalos okirat másodpéldánya, amely az eredeti jogerővel rendelkezik.

* * *

A belső levelezés iratait tehát nem lehet alábecsülni – sokszor azok helyes lebonyolításán és feldolgozásán múlik az eljárás jogszerűségének elismerése. De ezekkel a dokumentumokkal a munkáltatók legtöbbször nem tudják, hogyan kell kezelni. Az ilyen papírokat nem veszik nyilvántartásba, nem veszik figyelembe, nem állapodnak meg, ami nemcsak a dokumentum jogi erejét, hanem a cégnél lefolytatott ügyviteli eljárásokat is negatívan érinti. Emiatt a munkáltató gyakran nem tudja bizonyítani az adott munkavállaló bűnösségét, és nem alkalmazhat jogi módszereket a fegyelmi büntetés kiszabására vagy a munkavállalóval kötött munkaszerződés felbontására. Sok cég már a hibái alapján kezdi el kiépíteni a dokumentumokkal való munka rendszerét, de még mindig jobb megelőzni a negatív következményeket, mint foglalkozni az eredményekkel.

1 Kézzel írt dátum

2 Személyes randevú

Kulcsszavak:

1 -1

A jogerő a hivatalos okirat olyan tulajdonsága, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kibocsátó szerv hatásköre, valamint a nyilvántartásba vételre megállapított eljárás közöl vele. A szükséges adatok hiánya vagy hibás végrehajtása azt eredményezheti, hogy a dokumentum nem lesz jogerős (például nincs aláírás vagy dátum). Ha nem tartalmaz címet a szöveghez vagy megjegyzést a művészről, akkor ez csak bizonyos nehézségekhez vezet a dokumentummal való munka során, de nem befolyásolja annak jogi értékét.

Az okiratok jogerejét biztosító kötelező kellékek:

a szervezet neve (hivatalos) - a dokumentum szerzője;

a dokumentumtípus neve; dokumentum kelte;

regisztrációs szám;

dokumentum jóváhagyási bélyegző;

szöveg; aláírás;

Az aláírás minden irat kötelező kelléke. Az okiratot aláíró tisztviselő felelősséget vállal: az irat hitelességéért; az okirat végrehajtásának (törvénybe vételének) minden lehetséges következményéért. Az aláírási jog bizonyos személyek számára biztosított, és rögzíthető: a vállalkozás alapító okiratában; a vállalkozásról (a szerkezeti egységről) szóló rendeletben; az irodai munkára vonatkozó utasításokban; a munkavállaló munkaköri leírásában; a feladatok elosztásában. A szervezet dokumentumait az igazgató vagy helyettesei írják alá. A szerkezeti felosztások dokumentumait vezetőik írják alá. Számos kérdésben más alkalmazottak, például a vállalkozás vezető szakemberei is aláírási joggal rendelkezhetnek. Az aláírást a dokumentum első példányára helyezik, ha szükséges - más példányokra, például megállapodás megkötésekor.

A dokumentum kelte a dokumentum egyik legfontosabb adata. A dátum hiánya érvényteleníti a dokumentumot.

A pecsét jogilag jelentős kellék, és a legfontosabb (vagy pénzügyi) dokumentumokon a hivatalos személy aláírásának igazolására szolgál.

A pecsét tanúskodik: az okirat valódiságáról, az okiratnak a pecséten feltüntetett szervezethez való tartozásáról. A pecsétet azokon a dokumentumokon helyezik el, amelyek közzététele a következőket foglalja magában:

• - bármilyen jogi következmény, például a vállalkozás létrehozása, átszervezése;
• - anyagi következmények, például az átruházás anyagi javak, egy szervezet vagy magánszemély valamihez való jogáról szóló igazolás.

Jóváhagyási bélyegző - egyes dokumentumok csak attól a pillanattól szereznek jogi érvényt, amikor a vezető vagy egy magasabb hatóság jóváhagyja azokat. A jóváhagyási bélyegző olyan hivatalos dokumentum kelléke, amely normatív vagy jogi jelleget kölcsönöz annak tartalmának. A kötelező jóváhagyás feltétele: alapszabályok, vállalkozásokra (fióktelepekre) vonatkozó szabályzatok; személyzet ütemezése; ellenőrzések, átvételi és átadási aktusok; munkaköri leírások; becslések, üzleti tervek, jelentések stb. P.

A regisztrációs szám további garanciát jelent az okmány hitelességére. Azt jelzi, hogy a dokumentum átment a feldolgozás minden szakaszán, nyilvántartásba vették, így a vállalkozás hivatalos dokumentuma. Az elektronikus digitális aláírás az elektronikus dokumentum joghatályának megteremtésére szolgál. Az elektronikus dokumentum csak akkor minősül jogilag jelentősnek, ha az elektronikus digitális aláírás hitelességének ellenőrzése pozitív.

Az elektronikus digitális aláírás (EDS) egy elektronikus dokumentum attribútuma, amelyet az elektronikus dokumentum hamisítás elleni védelmére terveztek, és amelyet az elektronikus digitális aláírás magánkulcsának felhasználásával végzett kriptográfiai átalakítás eredményeként nyernek, és lehetővé teszi az aláírás tulajdonosának azonosítását. kulcstanúsítvány, valamint annak megállapítására, hogy az elektronikus dokumentumban nincs információ torzulás. Az elektronikus dokumentumban szereplő EDS egyenértékű a papíralapú dokumentumban lévő kézzel írt aláírással, a következő feltételekkel:

• - a hitelesítő központ által kiadott aláírási kulcs tanúsítvány az elektronikus dokumentum aláírásának időpontjában érvényes; az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás hitelességét megerősítik;
• - elektronikus digitális aláírást használnak az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott információi szerint. Ennek a technológiának köszönhetően elektronikus dokumentumot kapunk: jogi erővel; a dokumentum szerzőségének megerősítése; megerősíti, hogy a dokumentumban nincs információ torzítás. Ahhoz, hogy a papír alapú dokumentum másolata az eredetihez képest jogi erővel bírjon, azt az előírt módon hitelesíteni kell. Ebből a célból a „másolat hitelesítésén található jelzés” kellékeket helyezzük el, amelyek tartalmazzák: a „Helyes” hitelesítési feliratot; a másolatot hitelesítő személy beosztása; aláírása; a tanúsítás dátuma;
• - nyomtatás (a legfontosabb vagy külső dokumentumokhoz). Az igazolást maga a vállalkozás, vagy szükség esetén közjegyző végzi.

A szabályozó jogszabályoknak megfelelően vagy a felek megállapodása alapján a pecséttel ellátott papíralapú dokumentumot elektronikus dokumentummá alakítva a hivatalos személy elektronikus digitális aláírásával igazolhatja. A vállalkozások tanúsíthatják:

• - az állampolgárok által munkára, tanulmányokra jelentkezéskor benyújtott dokumentumok másolata;
• - a döntéshez szükséges dokumentumok másolatai szociális problémák dolgozók. A vállalkozásnál a másolatokat hitelesíti: a szervezet vezetője; tisztviselő (a személyzeti osztály vezetője).

Ennek a törvénynek azonban szűk fókusza van: az ES dokumentumokban lévő jogi erejére összpontosít, és egy kézzel írottnak tekinti azt. Ugyanakkor hazánkban még nincs olyan általános jogalkotási aktus, amely szabályozná az ED-t. A munkafolyamatban annyiféle dokumentumot használnak fel, hogy nagyon problémás mindegyiket jogszabályban előírni. Ezért ma a digitális dokumentumkezelést közvetetten, több különböző jogszabály segítségével szabályozzák. Az egyik az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve, különösen annak 160. cikke. Ez lehetővé teszi a dokumentumok aláírását nemcsak kézzel írt aláírással, hanem bármely más, az orosz jog által előírt aláírással is, beleértve az elektronikus digitális aláírást is. . A papír és az elektronikus dokumentumok jogi ereje ma csak abban az esetben ismerhető el egyenlőnek, ha minden szükséges adat teljesül.

Az elektronikus adathordozón lévő dokumentumok jogi ereje

Az elektronikus digitális aláírás használatának egyik alapvető pontja, hogy aláírókulcs-tanúsítvány kiadásával ellenőrizzük, hogy a nyilvános EDS-kulcs egy adott személyhez tartozik, amelynek tartalmaznia kell: az aláírási kulcs tanúsítvány egyedi regisztrációs számát, a kezdési és lejárati dátumot. a hitelesítési központ nyilvántartásában található aláírási kulcs tanúsítványáról; az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosának vezetékneve, keresztneve és családneve; elektronikus digitális aláírás nyilvános kulcsa; annak az elektronikus digitális aláírásnak a neve, amellyel az elektronikus digitális aláírás ezen nyilvános kulcsát használják; az aláírási kulcs tanúsítványt kiállító hitelesítési központ neve és helye; információkat azokról a kapcsolatokról, amelyek megvalósításában az elektronikus digitális aláírással ellátott elektronikus dokumentum jogi jelentőséggel bír.

Elektronikus dokumentum jogerő adása

Figyelem

2010. júl. 09:19 Az utóbbi időben egyre több szervezet tér át az elektronikus dokumentumkezelő rendszerre. Néhányan pedig teljesen eltávolítják a papírmunkát a gyakorlatból. Egy dokumentum összeállítása után gyakran megfeledkezünk róla az ellenőrzésig, jelentésig vagy olyan konfliktusig, amelyben ezt a dokumentumot bizonyítékként használják fel.

A munkaügyi kapcsolatokban felmerülő konfliktusokat leggyakrabban bíróságon oldják meg. És mi a helyzet ebben az esetben az elektronikus dokumentumokkal? A bizonyítékok az ügyben a cikk szerint. Az Orosz Föderáció Polgári Perrendtartásának 55. cikke olyan, a törvényben előírt módon megszerzett tényekre vonatkozó információk, amelyek alapján a bíróság megállapítja a felek követeléseit és kifogásait alátámasztó körülmények fennállását vagy hiányát, valamint egyéb az ügy helyes mérlegelése és megoldása szempontjából fontos körülmények.

Az elektronikus dokumentumok tárolásának, védelmének és jogerejének jellemzői

Például a Polgári perrendtartás fenntartással él amellett, hogy a digitális bizonyítékokat is bizonyítékként veszik fel az eljárásokban, de ezek valódiságának ellenőrzése kötelező. És itt lehet probléma a feladó személyazonosságának beállításával. Ezért ebben az esetben nagyon kívánatos lenne egy kétoldalú megállapodás az elektronikus levelezést folytató szervezettel.
vissza a tartalomjegyzékhez e-maileket. Ez nem szükséges, de további garanciát jelent egy adott üzenet áthaladásához. Emellett egyes szervezetek vegyes munkafolyamatot alkalmaznak, amelyben az aláírt papírokat archívumban tárolják, és ezek digitalizált változatát használják fel a munkában.
Ez a megközelítés megbízhatóan megvédi szervezetét a különféle jogi eseményektől.

Az elektronikus dokumentum jogereje és kötelező attribútumai

Ezen túlmenően a továbbított információk titkossága nem biztosítható megfelelően. Ezért az elektronikus dokumentumok jogi ereje számos szempont alapján meghatározható:

• a jogszabályban előírt módon átvett elektronikus digitális aláírás megléte;
• a digitális aláírás csak hitelesített távközlési eszközökkel történő felhasználása;
• a felek között az elektronikus digitális aláírás használatára vonatkozó megállapodás vagy az ED fenntartásának és az elektronikus digitális aláírás alkalmazásának rendjét meghatározó szabályozás megléte.

Csak ezen feltételek mellett garantálható az elektronikus dokumentumkezelés jogereje. tartalomhoz Különleges esetek Nem titok, hogy a kollégák vagy ügyfelek közötti levelezés jelentős része e-mail üzenetváltással bonyolódik.

33.. géphordozón lévő iratoknak jogerőt ad

Az elektronikus dokumentumkezelést Oroszországban a következők szabályozzák:

• A számvitelről szóló 402-FZ szövetségi törvény, 2011. december 6-án,
• Az elektronikus aláírásról szóló 63-FZ szövetségi törvény, 2011. április 6-án,
• Oroszország Pénzügyminisztériumának 2015.11.10-i, N 174n számú rendelete „A távközlési csatornákon, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírással elektronikus formában történő számlák kiállítására és fogadására vonatkozó eljárás jóváhagyásáról”.

Mitől lesz jogilag kötelező egy elektronikus dokumentum? A számítógépen készített dokumentum vagy a papíralapú dokumentum szkennelése még nem kötelező érvényű. Mert különböző típusok az okiratoknak különböző jogerős garanciái vannak. Formalizált dokumentumok Ilyen dokumentumok a számlák, a beszámolók, a távoli alkalmazottal kötött munkaszerződés, a szükséges dokumentumok leltározása.

Az elektronikus dokumentum jogi ereje

Kétségtelenül eltart egy ideig, amíg az elektronikus aláírás széles körben elterjed a szervezetek közötti dokumentumcserében. De semmi sem akadályozza meg az EDS, és ennek megfelelően az elektronikus dokumentumok szervezeten belüli gyors bevezetését. Valójában az elektronikus aláírás fogalma, mint a hagyományos aláírás analógja, már létezett a jogszabályokban.

Fontos

Ez a helyzet lehetővé tette az elektronikus aláírás használatát, feltéve, hogy a felek megállapodást írtak alá, amely rögzíti az elektronikus aláírás használatának minden feltételét. Ennek köszönhetően az orosz gyakorlatban vannak példák az EDS valós használatára, például bankközi cserében. Ha azonban bizonyos lehetséges jogi konfliktusok továbbra is aggodalomra adnak okot, akkor kompromisszumos utat lehet választani.

A jogi vonatkozású elektronikus dokumentumokhoz „valódi aláírással” ellátott papíralapú másolatok is csatolhatók.

Az elektronikus dokumentum fogalma, jogi ereje

Az elektronikus adatcsere olyan valóság, amellyel ma szinte minden ember szembesül. Információs rendszerek, számítógépes hálózatok, Email- ez messze van teljes lista az elektronikus adatcsere módjai. A munkafolyamat automatizálási rendszer alkalmazása fontos tényező, amely hozzájárul a döntéseket hozó és azok végrehajtását ellenőrző személyek munkájának hatékonyságának növeléséhez, pl.
szervezetek vezetői. A vállalkozások információforrásainak több mint 80%-a dokumentumokban összpontosul, a dokumentumkezelés pedig kulcsfontosságú menedzsment technológia: a vezetői döntéseket elkészítik, közlik a végrehajtókkal, majd dokumentumok formájában ellenőrzik.

Az egyediség növelése

A jogi erőt meghatározó részletek Az elektronikus dokumentumokkal végzett tevékenységek jogi szabályozása az alábbi részletekre vonatkozik. Olvassa el is

• az okmány típusának megnevezése (a betűk kivételével);
• sorozatszám;
• cégnév,
• regisztráció dátuma;
• fejlesztés és aláírás helye;
• elektronikus digitális aláírás (papíron - ez egy szokásos aláírás).

Jogi erőt is adnak a dokumentumnak és papíron. Digitális aláírást csak az uráli szövetségi körzetben regisztrált hitelesítési központban kaphat.
Az ilyen aláírás egyenértékű a kézzel írott aláírással, és ugyanaz a joghatás. tartalomhoz Levelezésvédelem Önmagában az elektronikus formában benyújtott bejelentésnek, kérelemnek, megrendelésnek nincs jogereje, hiszen nincs garancia arra, hogy az irat a feldolgozás során nem változik.

Elektronikus dokumentumok bizonyítékként

Az elektronikus dokumentumok perekben való felhasználásának problémája nem annyira új keletű, először 1979-ben foglalkozott vele a Szovjetunió Állami Választottbíróságának N I-1-4 „Az elektronikus dokumentumok felhasználásával készült dokumentumok bizonyítékként történő felhasználásáról szóló utasításai” című dokumentumban. választottbírósági ügyek. számítástechnika". Az e kérdést szabályozó első szabályozó jogszabály (1) bekezdésében pedig megjelent az elektronikus dokumentum eredeti és másolati példányának meghatározásának máig megoldatlan problémája. Azt írja ki, hogy ha a vita megoldásához az eredeti dokumentumra van szükség, akkor az első példányt be kell mutatni a bíróságnak. Így arról volt szó, hogy a bíróság előtt meg kell adni azt a számítógépet, amelyen az aktát létrehozták. Ez a furcsaság az írásos bizonyíték és az elektronikus bizonyíték közötti alapvető különbségből ered.