A vezetés dokumentált támogatásának egyik célja a szervezet tevékenységének bizonyítása. Csak azért, hogy alkalomadtán érveljenek valamilyen intézkedést, döntést, bizonyítsanak valamilyen eseményt a cég életében, és irodai munkát végeznek. De nem minden dokumentum válhat bizonyítékká, hanem csak az egyik, amely rendelkezik úgynevezett jogi erővel. Mi a dokumentum jogi ereje és hogyan lehet elérni azt, megértjük a cikket.

A dokumentum jogi ereje

Okirat jogérvényessége: a hivatalos okirat jogkövetkezményt okozó tulajdonsága. Ez a meghatározás megadja

Vagyis jogilag jelentős irat bizonyítékként bemutatható a bíróságnak, csatolható a szerződéshez, bármilyen ellenőrzéskor bemutatható. Most pedig nézzük meg, hogyan lehet megkülönböztetni a jogi erővel rendelkező dokumentumokat azoktól, amelyeknek nincs jogi hatálya.

Jogi hatályt kiváltó kellékek

A főbb adatok („elsőrendű”), amelyek a dokumentumnak jogerőt adnak, az aláírás és.

Csak az arra jogosult személy jogosult bármely dokumentum aláírására. Így például a vezérigazgató bármilyen dokumentumot aláírhat a cégében. A személyzeti igazgató aláírhatja a személyi állományra vonatkozó valamennyi dokumentumot vagy egyes dokumentumokat, de csak akkor, ha rendelkezik erre vonatkozó meghatalmazással. Meghatalmazást adnak ki és írnak alá vezérigazgató. Az osztályvezető aláírhat például olyan utasításokat, amelyek csak az ő osztályára vonatkoznak. Ám ehhez ismét a társaság első embere adta meg a jogot. Ugyanez vonatkozik az állításokra is.

Egy dokumentumon aláírás vagy jóváhagyó bélyegző is kiadható.

A „másodrendű” kellék, amelytől az okirat jogereje is függhet, az irat nyilvántartási adatai ( , ). Ebbe beletartozik a dokumentum formája is, amely bár nem kellék, de egyszerre többet egyesít. Ugyanakkor kérjük, vegye figyelembe: aláírás / jóváhagyó bélyegző nélkül a dokumentum, bár nyilvántartásba van véve és nyomtatványra nyomtatva, nem lesz jogi hatálya.

Egy dokumentum másolatának jogi ereje

Önmagában nincs jogi ereje. Minden megváltozik, ha tanúsító jelölést tesz a másolaton. A jelzés azt jelenti, hogy ez a másolat abszolút egyenértékű az eredetivel, és vannak ilyenek különleges személy aki ezért felelős – írja alá a jelet.

Az elektronikus dokumentum jogi ereje

Egy elektronikus dokumentumnak egyértelműen és megingathatatlanul csak egy esetben van jogereje: ha azt a hivatalos személy fokozottan minősített aláírása írja alá. Ezeket az aláírásokat a speciálisan felhatalmazott hitelesítő hatóságoknál regisztrálják.

Szervezeti szinten megfelelő helyi szabályozás kiadásával lehet megállapítani, hogy a munkavállalói számláról végrehajtott cselekmény jogerős. Például, ha egy alkalmazott elfogad egy feladatot az EDMS-ben, miután korábban bejelentkezett a rendszerbe a felhasználónevével és jelszavával. De ez csak a vállalaton belül van: a külső környezetben nem valószínű, hogy sikerül bebizonyítani, hogy ezt a bizonyos műveletet ez a személy hajtotta végre.

Megállapítjuk, hogy csak az eredeti papíralapú dokumentumok és azok hiteles másolatai, valamint a fokozottan minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok rendelkeznek jogerővel.

A jogi erőt biztosító dokumentumok részletei (GOST R 6.30-2003 "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei")

Különböző szervezetekben egy projekt kidolgozása vagy a gyártási folyamat során a munkatársak leveleznek egymással. Nagyon gyakran az ipari levelezés eléggé tartalmaz fontos információ, mivel az alkalmazottak leírják az elvégzett munka mennyiségét és minőségét, vagy megírják, hogyan kell azt elvégezni. Ezért az ilyen levelezésnek jogilag kötelező erejűnek kell lennie.

Ez meglehetősen fáradságos folyamat, mivel a dokumentumok jogi ereje bizonyos szabályok betartását követeli meg. A legfontosabb szabály a hatályos jogszabályok munkáltató általi betartása. Egyébként neki kell létrehoznia a belső levelezést. Valamint a munkáltatónak ismernie kell és természetesen be kell tartania a létrehozáshoz szükséges dokumentumok feldolgozásának szabályait belső levelezés. A munkáltató feladata az is, hogy a munkavállalókat megismertesse az összes levelezési dokumentummal. A levelezés írásának bizonyos szabályai a vállalat alkalmazottaira vonatkoznak. Például a munkavállaló nem állíthat ki olyan dokumentumot, amely nem tartozik a hatáskörébe.

Ahhoz, hogy a levelezés jogilag érvényes legyen, bizonyos adatokat össze kell gyűjteni:

1. A dokumentumok szerzőjét fel kell tüntetni. Például annak a szervezetnek a nevének, amelyben a belső levelezés folyik, jeleznie kell a tanszéki hovatartozást, vagy jelezhet egy bizonyos szervezeti és jogi formát. A felesleges problémák elkerülése érdekében ajánlott a dokumentumot fejléces papírral nyomtatni. Egyes belső levelezési dokumentumokhoz szükség van arra a városra, ahol a dokumentumot írták.

2. Az iratnak tartalmaznia kell a nevet, megrendelést stb.

3. A dokumentum törzsében több dátum is szerepel: a dokumentum keletkezésének dátuma, jóváhagyásának dátuma és hatálybalépésének dátuma.

4. A jogi okiratnak rendelkeznie kell regisztrációs számmal. Meg kell felelnie a cégnyilvántartási rendszernek.

5. A dokumentum szövegének pontosan fel kell fednie a címének lényegét. Ez az egyik meghatározó tényező a jogi dokumentum megalkotásában.

6. A dokumentumot a cégvezetőnek vagy a jelen dokumentum elkészítéséért felelős személynek aláírásával kell igazolnia. Az aláírás többféleképpen is elhelyezhető. Például egy közvetlen aláírás. Leggyakrabban különféle megbízások aláírásakor használják, továbbá feltüntetik a dokumentumot aláíró személy pozícióját és dekódolását. Az aláírást jóváhagyó bélyegző formájában is el lehet helyezni. Maga a nyak a dokumentum jobb felső részében található. A közvetett nyak az aláírás másik formája. Az ilyen nyakat általában jóváhagyásra helyezik, valamilyen megrendeléssel. A munkavállaló nyilatkozatát a vezető írhatja alá vezetői állásfoglalás formájában. Ez az állásfoglalás a következőkből áll négy rész: 1) a határozat címzettje; 2) A végzés vagy rendelet leírása; 3) a vezető aláírása; 4) a határozat záró dátuma. A felbontás mind a dokumentum jobb felső sarkában, mind annak bármely részén nagybetűvel elhelyezhető.

7. Vannak olyan dokumentumok, amelyek jóváhagyási vízum nélkül nem válhatnak jogilag érvényessé. A vízum az egyik legnehezebb feltétel, vagyis nem könnyű elkészíteni. A vízumok között szerepelhet: 1) a szakszervezeti testülettel való különböző nézeteltérések egyeztetésére szolgáló vízum; 2) Számos dokumentum elkészítésekor a képviselő-testület véleményét is figyelembe veszik. 3) Minden elkészített dokumentumot mindenekelőtt a vállalkozás jogászával és a főkönyvelővel egyeztetnek. A különböző személyek összehangolását igénylő dokumentumokat a hatályos jogszabályok normái és a vállalkozás által elfogadott különféle normák határozzák meg (ha vannak ilyenek). A vállalati normák különféle utasítások vagy előírások a szervezet részlegeivel kapcsolatban. Az okmányos jóváhagyási vízumot ben lehet kiállítani különféle típusok. Előfordulhat, hogy egy olyan dokumentumra mutató hivatkozás található, amely megerősíti a felek közötti megállapodást. Ebben az esetben maga a jóváhagyási sáv általában a bal alsó sarokban található. Lehet benne olyan megfogalmazás vagy hivatkozás is, amely igazolja a megállapodást (fel kell tüntetni a megállapodást kötő személyek álláspontját, aláírásukat, átiratukat). A végén fel kell tüntetni a jóváhagyás dátumát. Az ilyen vízum a dokumentum bármely szabad helyén található.

8. Az olyan követelményeknek, mint a megismerkedési vízum, tartalmaznia kell minden személyzeti utasítást és egyéb szükséges dokumentumot. Meg kell ismerniük az összes alkalmazottat, akik így vagy úgy részt vesznek a termelési levelezésben. Az alkalmazottak kellékekkel való megismertetésének dátumát a rekviziumba kell beírni. Magát a vízumot az okmány aljára, zárórészére vagy közepére, balra kell felragasztani. Ehhez az Állami Statisztikai Bizottság speciális nyomtatványokat dolgozott ki. Ezen formanyomtatványok segítségével a dokumentum akkor nyer jogerőt, ha minden szükséges adatot tartalmaz. Ez megkönnyíti a dokumentumon dolgozó ügyvédek munkáját, és érthetőbbé teszi a dokumentumot a jogi ügyektől távol álló munkavállaló számára.

Annak érdekében, hogy a belső levelezés dokumentumai jogi erőt kapjanak, figyelembe kell venni, hogy maga a levelezés milyen feladatokat old meg.

1. Tájékoztatja a feleket az elvégzett munkáról, rögzíti a projekten dolgozó egyik fél javaslatait, kívánságait a munka minőségére és gyorsaságára vonatkozóan.

2. Ez az egyik legfontosabb láncszem az elbocsátás, szabadságolás, a munkavállaló másik munkahelyre való áthelyezése folyamatában.

3. Munkaügyi vita esetén az ipari levelezés lehet az a dokumentum, amely segít a vita megoldásában.

Annak érdekében, hogy a belső levelezés elvégezhesse az összes fent felsorolt ​​feladatot, be kell tartania a következő szabályokat:

1. A dokumentumot helyesen kell elkészíteni, a levelezéshez szükséges összes adat meglétével.

2. A dokumentum címzettjének bele kell egyeznie annak végrehajtásába. A hozzájárulást általában határozat formájában formálisan is meg lehet erősíteni.

3. A bizonylathoz iktatószámot kell rendelni, melynek egy külön naplóban kell lennie a bejövő és kimenő iratok nyomon követésére.

4. Az iratot a teljesítési időpontban biztonságos helyen (például céges széfben) kell tartani.

Alapvetően a munkavállaló belső levelezése különféle nyilatkozatokat, feljegyzéseket tartalmaz, a munkáltató belső levelezése a beosztottal pedig különféle munkával kapcsolatos értesítéseket és egyebeket. A gyártási levelezési dokumentumok jogilag formalizáltak, ha levelezés folyik az alkalmazottak, a munkavállaló és a felügyelő, valamint a különböző termelési osztályok vezetői között. Általában az alkalmazottak hivatalos üzeneteket váltanak leggyakrabban.

Jelenleg a technika messze előrelépett, és ha 15 évvel ezelőtt papírra írt üzeneteket váltottak, most a Email. Ez a módszer lehetővé teszi, hogy azonnal eljuttasson üzenetet egy Öntől távol lévő alkalmazotthoz, de vannak hátrányai is. Nehéz bizonyítani, hogy ez az alkalmazott írta ezt az üzenetet, és senki más. Még ha be is vezetnek egy jelszórendszert, nehéz pontosan megállapítani, hogy magán az alkalmazotton kívül senki sem tudja ezt a jelszót. Ezért, ha feltételezi, hogy konfliktus merülhet fel vagy már felmerült egy vállalkozásban, írjon papírra egy dokumentumot, és igazolja aláírásával, sokkal megbízhatóbb lesz. Ezenkívül nem ártana egy olyan személyen keresztül regisztrálni az okmányát, aki minden céges dokumentumot regisztrál.

Ha továbbra is e-mailt használ, az üzenetet fogadó alkalmazottnak ki kell nyomtatnia és regisztrálnia kell ezt a dokumentumot. Ezenkívül speciális módszert kell kidolgozni a cégben rendszeres ellenőrzés Email. Ebben az esetben a levelezésnek két fő előnye lesz: az üzenetek gyors küldése és fogadása, valamint nagy megbízhatóság konfliktus esetén. Ez csak neked fog működni.

A nyilatkozatok és értesítések a legjelentősebb dokumentumok a munkáltató jogainak védelmében a különböző konfliktusok megoldásában. Ezért meg fogjuk fontolni, hogy miként adhatunk nekik jogi erőt. Ebben a folyamatban nagyon fontosak a tervezési szabályok.

Általában a különböző szervezetekben a munkaerő-felvétel során speciális űrlapokat használnak, amelyeket a munkavállalónak kézzel kell kitöltenie. A jobb alsó sarok kitöltése után a munkavállaló beírja a kérelem számát és aláírását. A jelentkezés számítógépen is kinyomtatható, a felvett személynek csak alá kell írnia ezt a kérvényt és munkába állhat. Elvileg az ilyen regisztráció meglehetősen legális, de egyes bíróságok nyomást gyakorolnak a munkavállalóra. Ezért jobb, ha kézzel ír egy nyilatkozatot, ez lehetővé teszi, hogy elkerülje a problémákat konfliktus esetén. Kívánatos, hogy az iratok elkészítése során a szükséges adatok jelen legyenek, ellenkező esetben az irat nem lép hatályba.

1. Először meg kell adnia, hogy ez a dokumentum milyen típusú dokumentumokhoz tartozik. Ebben az esetben a dokumentum címét "Nyilatkozat" kell írni.

3. Ezután megírjuk az alkalmazás fordítóját. Csakúgy, mint a címzettben, írja be a teljes nevét és beosztását.

4. Miután leírta a címzettet és a kezdeményezőt, írja be magának az alkalmazásnak a törzsét (szöveget).

5. A szövegírás végén az összeállító az aláírását és a kérelem megírásának dátumát helyezi el.

6. Általában a fordító aláírása után kerül a szerződés aláírása, vagyis az Önt felvevő menedzser írja alá a dokumentumot. Ez nem kötelező, és minden attól függ, hogy a vállalkozás hogyan viszonyul ehhez a kérdéshez. Ezért ne féljen attól, hogy nem vették fel, amikor nincs a fej aláírása.

7. Ezen túlmenően, minden kérdés megoldása után a kérelmet a beérkező iratok nyilvántartásába felhatalmazott személy rögzíti, aki feltünteti az irat iktatószámát, az elfogadás dátumát és aláírását. Ez egy kötelező eljárás, mert enélkül a dokumentum nem léphet hatályba. A szervezet meghatalmazottja leggyakrabban a munkáltató személyi titkára.

8. Állásfoglalást kell készíteni arról, akihez a kérelem címzett, és aki ezt a kérdést megoldhatja. A határozatnak aláírásból, összeállításának dátumából és a kérelemmel kapcsolatos határozatból kell állnia, meg kell jelölni az érintett személyre vonatkozó összes adatot.

9. A pályázat kitöltését követően a vállalkozás vezetője feljegyzést készít rá a megvalósításról. A levél bármely szabad helyére kerülnek. Ezenkívül a fej megjelölheti azt az esetet, amelyben az alkalmazás található.

Az értesítések is szerves részét képezik a vállalkozás normál működéséhez szükséges dokumentumoknak. A munkáltató felszólítás útján tájékoztatja a munkavállalót a várható változásokról. Ez lehet létszámleépítés, újabb szabadság, a munkaszerződés jövőbeni változásai stb.

A jogi nyilatkozatokat papírra kell írni, ahogy azt a munkajog előírja. A munkavállaló az értesítés kézhezvétele után magát a dokumentumot aláírja. Pontosan így kell lezajlani az egyes vállalkozások munkaügyi eljárása, amikor egyik bíróság sem talál kivetnivalót a papírmunkában.

A nagyobb biztonság kedvéért közlök néhány kivonatot a Munka Törvénykönyvéből, amelyek megerősítik, hogy csak írásos bejelentési forma létezik. A 74. cikk a munkafeltételek munkáltató általi megváltoztatását jelenti. Ugyanakkor a munkavállalónak teljes joga van megtagadni a munkát, vagy új munkakörülményeket ajánlani a munkáltatónak. Ha a munkavállaló megtagadja a munkát, a munkáltatónak új munkakörülményeket kell ajánlania neki. A munkáltató köteles a munkavállalót a munkakörülmények megváltoztatása előtt előzetes értesítő levélben is átadni.

79. cikk Ez a cikk a munkaszerződés megszűnésére vonatkozik. A határozott idejű munkaszerződés megszűnik, ha e szerződés időtartama lejárt. Ebben az esetben a tervezett munkaidő lejárta miatt háromnapos felmondási idővel kell felmondani a munkavállalót. A munkáltató csak abban az esetben jogosult meghosszabbítani a munkavállaló munkaidejét, ha a munkavállaló nem ellenzi a munkáltatóval való együttműködés folytatását.

A 123. cikk éves szabadságról szól. A munkavállalónak joga van éves szabadságot kapni a vállalkozásnál. Ebben az esetben a munkáltatónak két héttel annak kezdete előtt értesítenie kell a munkavállalót a szabadság kezdetéről. A munkavállaló átvételi elismervényt tartalmazó levelet kap. a szabadság kezdete és vége az éves szabadság ütemezésétől függ. A munkavállalónak joga van megtagadni a szabadságot, vagy azt a vállalkozás rendelkezésére álló bármely időpontra elhalasztani. Ha a munkavállaló megtagadja az éves szabadságot, a szabadságtól a következőig eltelt napok számát hozzá kell adni.

A 180. cikk leírja azt a kompenzációt, amelyet a munkavállalót állandó állásra felvevő szervezet nyújt a létszám jelentős leépítése, a vállalat csődje vagy egyéb váratlan körülmények esetén. Leépítés esetén a felmondásról a munkavállalót két hónappal korábban értesíteni kell. Ezt az időszakot azért adják meg, hogy a munkavállaló elhelyezkedhessen a szakterületén. Mindezekben az esetekben a munkáltatónak meg kell erősítenie a munkavállaló értesítésének tényét egy bizonyos ideig, amely megfelel a munkaügyi jogszabályok követelményeinek. Ezért az ilyen értesítéseket személyes aláírással adják át a munkavállalónak. És a legfontosabb dolog az értesítés kézbesítésekor nem annyira a munkavállaló aláírása, hanem az ilyen értesítés kézhezvételének dátuma. Az értesítésnek hasonló részleteket kell tartalmaznia, mint amelyeknek minden személyi dokumentumban szerepelniük kell. Ezután megvizsgáljuk a belső levelezéshez kapcsolódó dokumentumok nyilvántartási rendszerét. Az okmánynyilvántartó rendszer lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy termelési zavarok esetén sikeresen védekezzen. Minél jobban és egyszerűbben épül fel a regisztrációs rendszer, annál könnyebben tudja megvédeni a munkáltató a jogait. Ilyen esetekben jobb, ha még egyszer eljátsszuk. Jellemzően a következő esetekben használnak dokumentum-nyilvántartó rendszert.

Az értesítésnek hasonló részleteket kell tartalmaznia, mint amelyeknek minden személyi dokumentumban szerepelniük kell. Ezután megvizsgáljuk a belső levelezéshez kapcsolódó dokumentumok nyilvántartási rendszerét.

Az okmánynyilvántartó rendszer lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy termelési zavarok esetén sikeresen védekezzen. Minél jobban és egyszerűbben épül fel a regisztrációs rendszer, annál könnyebben tudja megvédeni a munkáltató a jogait. Ilyen esetekben jobb, ha még egyszer eljátsszuk.

A dokumentum-nyilvántartó rendszert általában a következő esetekben használjuk:

1. Iratok elérhetőségének ellenőrzése, mozgásuk ellenőrzése.

2. A nyilvántartási rendszer segítségével a vállalkozás bármely nyilvántartásba vett dokumentumnak jogerőt adhat.

3. A regisztráció lehetővé teszi az optimális munkafolyamat sebesség elérését.

4. Bármilyen gyártási ütközés esetén a naplónyilvántartó rendszer a kívánt időpontban visszaigazolja a bizonylat létrehozását.

A nyilvántartási rendszer dokumentumnyilvántartási funkcióját ellátó naplóinak száma a vállalkozás tevékenységének irányától függ. Ahhoz, hogy a nyilvántartási naplók igazolni tudják a bizonylat keletkezésének dátumát, vagyis a napló igazolja, hogy a bizonylatot később nem lehetett bevinni a nyilvántartásba, bizonyos szabályokat be kell tartani.

1. A magazinnak erős fedővel kell rendelkeznie, hogy semmilyen esemény ne sértse meg az értékes információkat.

2. Annak bizonyítására, hogy egy lapot nem lehetett kihúzni a tárból, vagy egy továbbit behelyezni, öntapadós fedővel ellátott tárat kell indítani. Ezenkívül nem ártana megszámozni az oldalakat a további biztonság érdekében.

3. Napló létrehozásakor létre kell hoznia egy tanúsítási rekordot. Ez a bejegyzés tartalmazza: a folyóirat nevét és célját, az oldalak számát (először számokkal, majd nagybetűkkel kell írni), a bejegyzés dátumát és a vállalkozás vezetőjének aláírását. A hitelesítési jegyzet a regisztrációs könyv hátsó oldalára, valamint az előlapra van felragasztva.

4. A naplót a cég ügyvédjének bélyegzővel kell ellátnia, és a vezetőnek alá kell írnia.

A folyóirat belső nézetét a társaság alakítja ki, mivel nincs jogi alapja annak, hogy a belső levelezéshez külön nyomtatványokat rendeljenek a folyóiratokhoz.

Ha az ügy anyaga alapján a termeléshez szükséges feladatokat kell megoldani, az alkalmazottak másolatot kapnak a dokumentumról. Ez azért történik, hogy megvédje a dokumentumot a véletlen vagy különleges sérülésektől. Az eredeti dokumentumot általában csak az osztályvezetők kapják meg, és akkor sem mindig. Általában az eredeti az igazgatói iroda széfjében van.

A dokumentum másolatai két típusra oszthatók: fax és ingyenes. A fax másolat teljesen megismétli a dokumentumot, tartalmazza az összes részletet, a részletek elhelyezkedésének jellemzőit a dokumentumban. Ingyenes példányt készítenek a cég írógépei vagy számítógépei segítségével. Nem reprezentálja ilyen pontosan a dokumentumot, de teljes mértékben átadja a dokumentumban foglalt információk lényegét. Az ingyenes példány általában abban különbözik az eredetitől, hogy nem ismétli meg alakját.

Az a munkavállaló, aki bármilyen célból másolatot vesz egy dokumentumról, azt igazolja. Ugyanakkor ő felel a dokumentum biztonságáért. Annak érdekében, hogy a másolat teljes mértékben tükrözze az eredeti információit, az átvevő személy alaposan tanulmányozza át, helyesen írja le a szót, és aláírja a másolatot az átvételi jellel. Általában egy példányt egy szabad sarokban írnak alá, ahol nincsenek bejegyzések. Ha a dokumentumot más szervezeteknek adják át, a másolatait az a szervezet bélyegzi le, amelyhez átadják. Létezik olyan típusú másolat is, mint a másolat. Eltér a normál másolattól, azoktól, amelyek jogi tulajdonságai megegyeznek az eredetivel. A másodpéldány nagyon hasznos a bírósághoz forduláskor, mivel az átadáskor az eredeti az asztalán hever, és nem kell aggódnia a biztonsága miatt. Ne feledje, hogy a bíróságok hajlamosak időről időre elveszíteni az iratokat, ezért jobb, ha nem kockáztat, különösen, ha az iratok fontosak.

A dokumentum neve:
Dokumentum szám:	6.10.4-84
Dokumentum típusa:	GOST
Gazdatest:	A Szovjetunió állami szabványa
Állapot:	jelenlegi
Közzétett:	hivatalos kiadvány
Elfogadás dátuma:	1984. október 09
Érvényes kezdési dátum:	1987. július 01
Felülvizsgálat dátuma:	2001. április 01

GOST 6.10.4-84 Egységes dokumentációs rendszerek. Gépi hordozón lévő dokumentumok és számítógépes technikával készített machinogram jogerő adása. Főbb pontok

GOST 6.10.4-84

T54 csoport

ÁLLAMKÖZI SZABVÁNY

Egységes dokumentációs rendszerek

JOGI ÉRVÉNYESSÉG ADÁSA A GÉPI MEDIA DOKUMENTUMAINAK
ÉS AZ ESZKÖZÖVEL LÉTREHOZOTT GÉPGRAM
SZÁMÍTÁSTECHNIKA

Főbb pontok

egységes dokumentációs rendszerek. Konferenciája
szoftveren és machinogramon lévő dokumentumok jogi ereje
számítógépek által létrehozott. Tábornok

A Szovjetunió Állami Szabványügyi Bizottságának 1984. október 9-i, N 3549-es rendelete a bevezetési időszakot 87/01/07-től határozta meg.

ÚJRA KIADÁS

Ez a szabvány meghatározza a gépi adathordozón lévő dokumentumok és a számítástechnikával készült machinogram jogerőt adó adatok összetételére és tartalmára vonatkozó követelményeket, valamint az ezen dokumentumok módosításának eljárási rendjét.

Ez a szabvány kötelező minden olyan vállalkozásra, szervezetre és intézményre (a továbbiakban: szervezet), amely gépi adathordozón és machinogramon információcserét folytat.

E szabvány alapján iparági szabványok és vállalati szabványok dolgozhatók ki, figyelembe véve a dokumentumok gépi adathordozón és gépi programon való felhasználásának sajátosságait mind szervezetek között, mind szervezeten belüli közvetlen felhasználáskor.

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1.1. A gépi adathordozón lévő dokumentumot a GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86 előírásai szerint kell rögzíteni, előállítani és megjelölni, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, és az információ kódolása az All-Union szerint a műszaki és gazdasági információk osztályozói. Az összuniós osztályozókban a szükséges információk hiányában megengedett a regisztrált ágazatközi és ágazati osztályozók kódjainak használata.
______________
* Már nem érvényes a területen Orosz Föderáció.

1.2. A mashinogramot az egységes dokumentációs rendszerekre vonatkozó állami szabványok követelményeinek figyelembevételével kell elkészíteni.

1.3. Gépi adathordozón lévő dokumentumot és gépgrammot csak akkor szabad használni, ha erre vonatkozó minisztériumi, főosztályi határozatok vannak.

1.4. A dokumentum gépi adathordozón és machinogramon történő szállítását (átvitelét, továbbítását stb.) a GOST 6.38-90 * szerint elkészített kísérőlevéllel kell végrehajtani. A kísérőlevél minta mellékelve.
______________
GOST R 6.30-97** (a továbbiakban).

** Az Orosz Föderáció területén a GOST R 6.30-2003 érvényes. - Megjegyzés: "KÓD".

1.5. A gépi adathordozón lévő dokumentum és a géppel olvasható dokumentum a jelen szabvány követelményeinek teljesítése és a kísérőlevél aláírása után válik jogerőssé.

1.6. A dokumentum gépi adathordozóra történő rögzítése és a machinogram elkészítése az automatikus rögzítő eszközöktől kommunikációs csatornákon átvett, vagy az automatizált problémamegoldás során az eredeti (elsődleges) dokumentumokban rögzített adatokon alapuljon.

1.7. A felhasználó szervezet kérésére a gépi adathordozón készített dokumentum vizuális ellenőrzésére különféle eszközökkel ember által olvasható formába alakítják. technikai eszközöket adatmegjelenítés (kijelzők, nyomtatóeszközök stb.).

2. A SZÁMÍTÓGÉP BERENDEZÉSÉVEL LÉTREHOZOTT DOKUMENTUMOK RÉSZLETEZÉSI KÖVETELMÉNYEI ÉS GÉPI GRAMOK

2.1. A gépi adathordozón vagy gépiraton lévő dokumentumnak a következő kötelező adatokat kell tartalmaznia:

a szervezet neve - a dokumentum készítője;

a szervezet helye - a dokumentum készítője vagy postai címe;

a dokumentum címe;

a dokumentum gyártási dátuma;

a dokumentum gépi adathordozón vagy machinogramon történő előállításának helyességéért felelős személy kódja, vagy főszabály szerint az iratot jóváhagyó személy kódja.

Jegyzet. A minisztériumok és a főosztályok döntése alapján az egyes iratokhoz géphordozón és gépiraton további adatok felhasználása megengedett (telefonszám, távirat, géphordozón rögzített okirat hitelesítésére jogosult személy beosztása, vezetékneve és gépgram stb.), tükrözve e dokumentumok létrehozásának, felhasználásának és továbbításának sajátosságait.

2.2. A gépi adathordozón lévő dokumentum kötelező adatait úgy kell elhelyezni, hogy lehetővé tegye a részletek egyedi azonosítását.

2.3. A gépirat kötelező részleteit az egységes dokumentációs rendszerekre vonatkozó állami szabványok követelményeinek megfelelően kell kinyomtatni és elhelyezni.

2.4. A szükséges "Szervezet neve - a dokumentum készítője" a következő formában kell megadni: azonosító kód a Vállalkozások és Szervezetek Össz-Union osztályozója (OKPO) * szerint és a szervezet neve. A megállapított rövidítések használhatók.
__________________
* Ezt az attribútumot a GOST 6.38-90 követelményeihez kell kapcsolni.


Jogokkal nem rendelkező szervezeteknek jogalany, meg kell adni annak a szervezetnek az OKPO kódját, amelynek alá vannak rendelve.

2.5. A szükséges "A szervezet helye - a dokumentum létrehozója" a következő formában kell megírni: azonosító kód az Össz-uniós osztályozó szerint "A Szovjetunió és az uniós köztársaságok közigazgatási-területi felosztásának tárgyainak kijelölési rendszere, valamint települések" (SOATO) és a szervezet székhelye szerinti település neve .

2.6. A szükséges „Dokumentum nevét” a következő formában kell beírni: azonosító kód és a dokumentum nyomtatványának megnevezése az Össz Uniós Gazdálkodási Dokumentumok Osztályozója (OKUD) szerint * Össz Uniós célú vagy ágazati (osztályi) dokumentumok esetén. ), gazdálkodási dokumentációk köztársasági osztályozója - ágazati (osztályi), köztársasági nyomtatványok dokumentumaihoz.
______________
* Az Orosz Föderáció területén az OK 011-93 érvényes.

2.7. A "Dokumentum elkészítésének dátuma" attribútumot a GOST 6.38-90 követelményeinek megfelelően rögzíteni kell, és fel kell tüntetni a dokumentum rögzítésének időpontját, lehetővé téve annak azonosítását a gépi protokollal.

2.8. A szükséges "Az irat gépi adathordozón vagy gépi programon történő helyes elkészítéséért felelős személy kódja" vagy "Az okiratot jóváhagyó személy kódja" a következő formában kell beírni: azonosító kód és beosztás, a szolgáltató vezetékneve. a dokumentum gépi adathordozón vagy gépi programon történő helyes előállításáért felelős személy, vagy a dokumentumot jóváhagyó személy. A kód meghatározott személy tulajdonjogát a dokumentumot gépi adathordozón létrehozó vagy a gépi programot előállító szervezetnél be kell jegyeztetni, és olyan technikai, szoftveres eszközöket, szervezeti feltételeket kell teremteni, amelyek kizárják mások kódjainak felhasználását.

2.9. A különleges rendelkezések hatálya alá tartozó szervezeteknek fel kell tüntetniük a bekezdésekben előírt adatokat. 2,4; 2.5 jelen rendelkezések szabályai szerint.

2.10. A gépi adathordozón lévő dokumentumok és machinogramok kiválasztásának, tárolásra átvételének és fogyasztók részére történő kiadásának, megsemmisítésének és megsemmisítésének rendjét a minisztériumok és a főosztályok határozzák meg.

3. A DOKUMENTUM EREDETI, MÁSOLATOK, MÁSOLATOK A GÉPI hordozón és a GÉPI GRAMOKON

3.1. A számítógépes komplexum szabványos szoftverével kapott dokumentum eredeti példányai, másodpéldányai és másolatai, valamint a szabványos szoftverrel kapott machinogramok azonos jogi erővel bírnak, ha e szabvány követelményeinek megfelelően készültek.

3.2. A gépi adathordozón lévő dokumentum eredetije a dokumentum első feljegyzése egy gépi adathordozón, amely utalást tartalmaz arra, hogy ez a dokumentum eredeti.

A gépirat eredeti példánya a dokumentum első példánya, amelyet számítástechnikai módszerrel nyomtattak papírra, és amely tartalmazza a jelen dokumentum eredeti példányának jelzését.

3.3. A gépi adathordozón lévő dokumentumok másolatai időben mind későbbiek, hitelesek a gépi adathordozón lévő dokumentum tartalmi rekordjaiban, és tartalmazzák azt a jelzést, hogy ezek a dokumentumok másolatok.

A gépirat másodpéldányai időben mind későbbiek, tartalmilag hitelesek, papírra nyomtatva, tartalmazzák a másolatok jelzését.

3.4. A dokumentum másolata gépi adathordozón vagy gépiraton a dokumentum eredetijéről vagy másolatáról gépi adathordozón vagy írógépen más adathordozóra átírt, tartalmilag hiteles, másolatnak minősülő dokumentum.

A másodpéldányoknak és másolatoknak tartalmazniuk kell az eredeti dokumentumban szereplő kötelező adatokat gépi adathordozón vagy gépi programon.

Az írógépen, amely egy dokumentum másolata gépi adathordozón, ezen felül kell lennie a dokumentumot ember által olvasható formára alakító szervezet bélyegzőjének vagy pecsétjének, elismerő feliratnak és megfelelő aláírásoknak.

4. ELJÁRÁS A DOKUMENTUM VÁLTOZTATÁSÁNAK BEVEZETÉSÉHEZ A GÉPHORDOZÓN ÉS A HORDOZÓGRAMMON

4.1. A gépi adathordozón lévő eredeti dokumentumot csak a dokumentumot létrehozó szervezet módosíthatja kötelező regisztráció a változtatások tartalmát és okait, valamint a változtatásokért felelős személyt.

A változások nyilvántartását a szervezet - a dokumentumrekord készítője - végzi.

4.2. Ha az eredeti gépgramon változtatás történik, akkor azon fel kell tüntetni a változtatások indokait, bevezetésének dátumát és időpontját, a változtatást végrehajtó tisztviselő beosztását és aláírását, valamint annak átiratát.

4.3. A szervezet - az eredeti dokumentum gépi adathordozón vagy machinogramon készítője - köteles minden változásról értesíteni a szervezeteket - a dokumentum felhasználóit a változásokról szóló tájékoztatást tartalmazó kísérőlevél megküldésével, amely tartalmazza a 2.1. pont szerint szükséges részleteket, a következő információkat:

a változás okának megjelölése;

a változás időpontja;

tisztviselő aláírása.

A kísérőlevél szükség esetén tartalmazhatja az eredeti dokumentumot létrehozó szervezet pecsétjét vagy pecsétjét gépi adathordozón vagy gépi programon.

4.4. A dokumentum gépi adathordozón lévő másodpéldányán (másolatán) vagy a felhasználó által birtokolt masinogramon csak a dokumentumot gépi adathordozón vagy masinogramon létrehozó szervezet értesítése alapján lehet módosítani.

4.5. A módosított eredeti dokumentum, valamint a módosított dokumentum másodpéldánya és másolatai jogilag érvényesek maradnak, ha a változtatásokat a jelen szabvány követelményeinek megfelelően hajtják végre.

FÜGGELÉK (hivatkozás). KÍVÓLEVÉL MINTA

FÜGGELÉK
Referencia

A szervezet kellékei - a dokumentum készítője gépi adathordozón vagy machinogramon		Dokumentum hozzáférést korlátozó sáv
Cím a szöveghez

Az 1984. december 25-én kelt megállapodás értelmében gépi adathordozón küldök Önnek dokumentumokat, amelyek a következő információkat tartalmazzák:

	Gyári szám mágneses szalag	A kötet sorozatszáma
			Kimenet
			Végrehajtás
			Szállítás

Alkalmazás: mágnesszalag - 3.

Jegyzet. A kísérőlevelet a szervezet fejléces papírján állítják ki a GOST 6.38-90 követelményeinek megfelelően.

A dokumentum szövegét ellenőrzi:
hivatalos kiadvány
Egységes dokumentációs rendszerek: Szo.GOSTov. -
M.: IPK Standards Kiadó, 2001

GOST 6.10.4-84 Egységes dokumentációs rendszerek. Gépi hordozón lévő dokumentumok és számítógépes technikával készített machinogram jogerő adása. Főbb pontok

A dokumentum neve:
Dokumentum szám:	6.10.4-84
Dokumentum típusa:	GOST
Gazdatest:	A Szovjetunió állami szabványa
Állapot:	jelenlegi
Közzétett:	hivatalos kiadvány Egységes dokumentációs rendszerek: Szo.GOSTov. - M.: IPK Szabványok Kiadó, 2001
Elfogadás dátuma:	1984. október 09
Érvényes kezdési dátum:	1987. július 01
Felülvizsgálat dátuma:	2001. április 01

GOST 6.10.4-84 Egységes dokumentációs rendszerek. Gépi hordozón lévő dokumentumok és számítógépes technikával készített machinogram jogerő adása. Főbb pontok

A személyügyi osztály dokumentumáramlásának kialakítására
* a szükséges személyi dokumentumok listája, a személyi dokumentáció típusai és fajtái
* az esetek nómenklatúrája
* dokumentumok csoportosítása esetekbe
a személyi dokumentáció lebonyolításának követelményei, a dokumentumok jogerőt adva
- Folytatás 1 tervezési lehetőség
* utasítás a személyzeti iratkezelésről
* a személyzeti szolgálat dossziéinak előkészítése a szervezet archívumába történő átvitelhez, tárolási időszakok
* a munkáltató felelőssége a személyi nyilvántartások vezetésére vonatkozó követelmények megsértéséért

Milyen követelmények vonatkoznak a személyzeti iratkezelés lefolytatására?

A szakképzett személyzeti iratkezelés magában foglalja az összes személyi kérdés dokumentálását a dokumentumok feldolgozására megállapított szabályoknak megfelelően.
Az információk bizonyos szabályok szerinti dokumentálására vonatkozó követelményt a 2006. július 27-i 149-FZ „Az információról, információs technológiákról és információvédelemről” szóló szövetségi törvény írja elő.

A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikkéből:

1. - Az Orosz Föderáció jogszabályai vagy a felek megállapodása követelményeket írhat elő az információk dokumentálására vonatkozóan.
2. - A szövetségi ügynökségeknél végrehajtó hatalom az információk dokumentálása az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik. Az irodai munkavégzés és az iratkezelés mások által kialakított szabályai kormányzati szervek, szervek önkormányzat hatáskörükön belül meg kell felelniük az Orosz Föderáció kormánya által a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkája és dokumentumforgalma tekintetében megállapított követelményeknek.

A vezetőknek és a személyzeti tisztviselőknek emlékezniük kell arra, hogy egy dokumentum helyes elkészítése azt jelenti, hogy jogi erőt adnak neki. Nemcsak a tartalomra, hanem a formájára is kellő figyelmet kell fordítani. Az okirat jogi ereje a hivatalos okirat tulajdona, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kibocsátó szerv hatásköre és a nyilvántartásba vételre megállapított eljárás (GOST R 51141-98 2.1. szakasz) közölnek vele.
A vezetői tevékenységhez nagyon fontos az okiratok jogi ereje, amely megerősíti, hogy az okiratok valódi bizonyítékul szolgálhatnak a bennük foglalt információkra. A bírói gyakorlat számos példát ismer arra, amikor egy szervezet a vonatkozó GOST követelményeinek megsértésével összeállított, nem megfelelően elkészített személyzeti dokumentumok miatt veszített el egy ügyet, mivel azokat a bíróság nem fogadja el írásos bizonyítékként, és nincs jogi erejük. Ez egy újabb megerősítése annak, hogy a munkaügyi kapcsolatokban (különösen elbocsátás esetén) be kell tartani a személyi nyilvántartások kezelésének minden formai finomságát.

Dokumentációs szabályok

Egy dokumentum helyes elkészítéséhez mindenekelőtt meg kell határoznia, hogy melyik dokumentumcsoporthoz vagy dokumentációs rendszerhez tartozik.
A GOST R 51141-98 2.1. pontja szerint a dokumentációs rendszert a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, valamint a végrehajtásuk egységes követelményei szerint összekapcsolt dokumentumok halmazaként ismerik el.
Az Orosz Föderáció állami szabványának 1993. december 30-i 299. számú rendeletével jóváhagyott, OK 011-93 irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozójával összhangban a személyi nyilvántartások kezelésének két dokumentumrendszert kell tartalmaznia:
- a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
- az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere (a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó bizonylatcsoport).
Dokumentációs szabályok bekerült a szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszerébe, a GOST R 6.30-2003 által meghatározott, jóváhagyva az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. március 3-i 65-st.
Ez a szabvány követelményeket állapít meg az okiratok részletezésének és az iratformák elkészítésére.
A munkaerõ és annak kifizetése rögzítésére szolgáló elsõdleges számviteli bizonylatok kérelmezésére és kitöltésére vonatkozó utasításokat (19 nyomtatvány a személyi állomány nyilvántartására és 11 nyomtatvány a munkaidõ-felhasználás és a személyi állományokkal való elszámolás nyilvántartására) a munkaerõ és a fizetési kötelezettség rögzítésére vonatkozó elõírások tartalmazzák. Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. sz.
A GOST R 6.30-2003 azonban tartalmaz egy részletjegyzéket, amely 30 feliratot tartalmaz, sajnos nincs feltüntetve, hogy mely feliratok adnak jogi erőt a dokumentumnak. Azonban nem minden felirat befolyásolja a dokumentum jogi erejét.
Tehát a szabványos „Egységes dokumentációs rendszerek. Az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1984. október 9-i, 3549. számú rendelete által jóváhagyott GOST 6.10.4.-84 számítógépes technológiával létrehozott gépi adathordozón lévő dokumentumok és mashinogram jogi ereje rögzíti a követelményeket a dokumentumoknak jogerőt adó részletek összetétele gépi hordozón és számítógépes technológia segítségével készített machinogram. Ezek a következők: a szervezet neve - a dokumentum készítője; a szervezet helye - a dokumentum készítője vagy postai címe; a dokumentum címe; a dokumentum gyártási dátuma; a dokumentum gépi adathordozón vagy machinogramon történő előállításának helyességéért felelős személy kódja, vagy főszabály szerint az iratot jóváhagyó személy kódja. De ezeken a részleteken kívül a dokumentum további részleteket is tartalmazhat, amelyek a bizonyos fajták törvény vagy egyéb szabályozás előírásai miatt kötelezőek lehetnek a dokumentumok.

Elektronikus dokumentáció

A modern személyügyi szolgáltatási rendszerben a hagyományos papíralapú dokumentumok mellett az elektronikus dokumentumokat is alkalmazzák. Az Art. A 149-FZ szövetségi törvény 11. cikke különleges követelményeket ír elő az ilyen dokumentumokra vonatkozóan:
„Az elektronikus digitális aláírással vagy a kézírásos aláírás más analógjával aláírt elektronikus üzenetet a kézírásos aláírással aláírt dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak tekintik, ha szövetségi törvények vagy egyéb szabályozási jogi aktusok nem írnak elő vagy nem tartalmaznak követelményt. ilyen dokumentumot papírra készíteni” .
Ugyanakkor az elektronikus dokumentum e törvény szerinti jogerejét elektronikus digitális aláírás igazolja. Az elektronikus digitális aláírás jogereje akkor ismerhető el, ha az automatizált információs rendszerben olyan szoftver és hardver eszközök állnak rendelkezésre, amelyek biztosítják az aláírás azonosítását, és betartják ezek meghatározott felhasználási módját. Ezenkívül az említett szövetségi törvény rendelkezései nem tiltják a kézzel írott aláírás egyéb analógjainak használatát az elektronikus dokumentumokban található információk azonosítására szolgáló kellékként.
Általában az elektronikus dokumentum részleteinek összetételének meg kell felelnie a GOST R 6.30-2003 követelményeinek.
Ezenkívül a GOST R 6.30-2003, amely felsorolja a dokumentumok elkészítéséhez használt részletek összetételét, nem határozza meg ezt a koncepciót. A meghatározás tartalmazza a GOST R 51141-98 szabványt, amely szerint a dokumentum kelléke kötelező elem a hivatalos dokumentum végrehajtásában (GOST R 51141-98 2.1. pont).

A dokumentumok jogi ereje

Az irat jogerejét az egyes iratfajtákra megállapított részletezés és a szabványnak megfelelő nyomtatványon történő kivitelezés biztosítja.
Emlékeztetni kell arra, hogy a különböző dokumentumok különböző részletekből állnak, és egy dokumentum összeállításakor nem kell használnia a GOST-ban leírt összes részletet. Egyes kellékek kölcsönösen kizárják egymást, például a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” csak betűkkel van feltüntetve, míg az „Ikmánytípus neve” nem szerepel a fejléces papíron. Az iratok készítése és feldolgozása során a kötelező adatok összetétele egyéb adatokkal is kiegészíthető, ha az irat célja, feldolgozása ezt megkívánja. Az egységesített dokumentumformákhoz további részleteket is hozzáadhat. Például az alkalmazottak felvételére és elbocsátására vonatkozó utasítások formájában adja hozzá a „személyzeti osztály vezetőjének aláírása”, „a közvetlen felettes aláírása” adatokat. Az egyesített adatlapokról azonban az egyes részletek eltávolítása nem megengedett.
A részletek összetétele, amely egy adott dokumentumot jellemzi, a dokumentum létrehozásának céljai, célja, a jelen dokumentum tartalmi és formai követelményei, a dokumentálás módja határozza meg.
A fő dokumentum, amely megállapítja a részletek összetételét és a végrehajtásukra vonatkozó követelményeket, a GOST R 6.30-2003.
Ez a dokumentum a szervezeti és adminisztratív dokumentumok - határozatok, parancsok, utasítások, levelek, jegyzőkönyvek, aktusok és egyéb, az OK 011-93-ban (OKUD) szereplő dokumentumok - elkészítéséhez és végrehajtásához használt alábbi adatokat tartalmazza:
Dokumentum űrlap kódjaés a vezetési dokumentáció össz-oroszországi osztályozója (OKUD) szerint kell letenni. Az OKUD az szerves része A műszaki, gazdasági és társadalmi információk egységes osztályozási és kódolási rendszere, amely a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett egységes dokumentációs rendszereket és dokumentumformákat fedi le.
Szervezet emblémája vagy védjegye(szolgálati jel) a szervezet fejlécére kerül az Alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően.
A szervezeti kódot (OKPO) a vállalatok és szervezetek össz-oroszországi osztályozója szerint írják le.
OGRN- a jogi személy fő állami nyilvántartási számát az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően kell feltüntetni.
TIN/KPP- az adózó azonosítószáma / a regisztráció okának kódja az adóhatóság által kiállított okmányoknak megfelelően rögzítve van.
Cégnév, amely a dokumentum szerzője, meg kell egyeznie az alapdokumentumokban rögzített névvel. A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a szülőszervezet teljes nevét (ha van ilyen). A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adjuk meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kerül. Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szervezeteinek neve, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével (orosz) együtt hivatalos nyelv az Orosz Föderáció tárgyai, két nyelven nyomtatva.
A fiók, területi kirendeltség, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.
A szervezetre vonatkozó hivatkozási információk tartalmazzák beleértve: postacím; telefonszám és a szervezet döntése alapján egyéb információk (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, e-mail cím).
A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály). Például "Belső munkaügyi szabályzat", "munkaköri leírás".
A dokumentum kelte a aláírásának, jóváhagyásának dátuma, jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, aktusnál - az esemény időpontja.
A két vagy több szervezet által kiállított dokumentumoknak egy (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.
Engedélyezett kétféleképpen formázhatja a dokumentum dátumát: numerikus vagy szó-numerikus.
Digitális módszerrel a dokumentum kelte arab számokkal a következő sorrendben kerül kiírásra:
a hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.
Például a 2011. február 5-i dátumot a következő bejegyzéssel kell írni: 2011.02.05.
A dátumot a következő sorrendben lehet formázni: év, hónap, hónap napja, például 2011.02.05.
Ezt a dátumregisztrációs módszert széles körben használják az archívumokban - a polcokon, mappákban és egyéb dokumentumokban a dátumok "fordított" sorrendben vannak írva.
Verbális-numerikus módszerrel a dátumot kell megírni: 2011. február 05.
A dokumentum nyilvántartási száma a sorszámától, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrája szerinti esetmutatóval, a levelező, előadók adataival.
A két vagy több szervezet által közösen közzétett dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, a dokumentumban szereplők sorrendjében perjellel elválasztva.
Az irat iktatószámának hozzárendelése a vonatkozó regisztrációs lapon történt bejegyzés alapján történik. Kioszt a következő típusok regisztrációs űrlapok: regisztrációs és ellenőrző kártyák (RKK); Regisztrációs folyóiratok (könyvek); képernyő formák (számítástechnika használatakor). Egyes folyóiratok és könyvek nyomtatványait hivatalos szervek hagyják jóvá. Például az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. számú, „A kitöltési utasítások jóváhagyásáról szóló rendelete” jóváhagyta a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvének formáját. munkakönyvek”.
De a legtöbb forma saját belátása szerint fejlesztették ki munkáltató. A bizonylatok nyomtatványai a Bizonylatok nyomtatványai oldalon tekinthetők meg
A nem iktatott iratnak nincs jogereje!!!
Link a regisztrációs számhoz és dátumhoz dokumentum tartalmazza a regisztrációs számot és annak a dokumentumnak a dátumát, amelyre választ kell adni. Ez az attribútum a betűkhöz szükséges.
Összeállítás helye vagy a dokumentum kiadásait a „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal jelzik, ha azt nehéz meghatározni. Az összeállítás vagy megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak általánosan elfogadott rövidítések használhatók.
címzett lehetnek szervezetek, azok szerkezeti alosztályai, hivatali ill magánszemélyek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni.
A szervezet neve és annak szerkezeti egység névelőben jelezzük. Az irat címzettjének pozícióját a datív esetben kell feltüntetni,
Például:
vezérigazgatónak
JSC Parus
V.A. Laptev
vagy

LLC "Mayak"
Könyvelés
vezető közgazdász
V.M. Kochetova

FOLYTATÁS 1 az OLDALON

A GAS "Vybory" rendszer meglehetősen összetett rendszer, amelynek hatékony felhasználása, stabilitása és megbízhatósága érdekében számos szervezeti és technológiai formai követelményt vezettek be. A választási folyamat és a népszavazás tartása annak köszönhető, hogy sok dokumentumot használnak papíron és elektronikus médiában. Az ilyen dokumentumoknak azonos jogi erővel kell rendelkezniük. Míg a papír alapú dokumentumokra a hagyományos követelmények vonatkoznak, addig az elektronikus dokumentumokra speciális követelmények vonatkoznak. Nem véletlen, hogy a „Vybory gázról” szóló törvény előírja a GAS „Vybory” felhasználásával készült dokumentumok jogi ereje biztosításának feltételeit, mivel a választási folyamat eredményei és a népszavazások lebonyolítása nagy politikai jelentőséggel bír.

Felsoroljuk a "Vybory" GAS segítségével készített dokumentumok hitelességének biztosításának feltételeit:

• 1. papír dokumentum, GAS "Vybory" felhasználásával készült a szövetségi törvényeknek megfelelően, jogi érvényt szerez miután az illetékes tisztviselők aláírták.
• 2. A GAS "Vybory" felhasználásával készített elektronikus dokumentum jogerőt nyer elektronikus aláírással történő aláírása után
• 3. Jegyzőkönyv, szavazási eredmények összesítő táblázata, egyéb összefoglaló dokumentumok ben készült elektronikus formában A "Vybory" GÁZ használatával szerezzen jogerőt a módon kötelező ellenőrzése után az előírt módon nyilvános kulcsok elektronikus aláírások hitelességét minden kezdeti elektronikus dokumentumokat, amely alapján összevont elektronikus dokumentum készül.
• 4. A GAS "Vybory" rendszerbe való belépés folyamatban adat elektronikus dokumentum készül, amelyet elektronikus aláírással írnak alá illetékes tisztviselők.
• 5. Megfelelés adat elektronikus dokumentum adat dokumentum papíron számítógépes kinyomtatással megerősítve, amelyet az illetékes tisztviselők írnak alá és csatolnak a jelentési dokumentációhoz. A "Vybory" GAS-ba történő adatbevitel tényét és az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum létrehozását egy speciális naplóban rögzítik.
• 6. Az elektronikus dokumentumok felsőbb választási bizottsághoz, népszavazási bizottsághoz történő továbbítása a GAS "Vybory" használatával kizárólagosan történik az elektronikus aláírások érvényességének és hitelességének ellenőrzése után, minden továbbított dokumentumhoz az elektronikus aláírás nyilvános kulcsainak használatával kell elhelyezni.
• 7. Vizsgálati eredmények a hitelesítési protokoll számítógépes kinyomtatása igazolja. Ezt a nyomtatványt a tisztviselők az előírt módon aláírják, és csatolják a jelentési dokumentációhoz. A felsőbb választási bizottságnak, népszavazási bizottságnak történő adattovábbítás tényét az alsóbb választási bizottság, népszavazási bizottság külön naplójában rögzíteni kell.
• 8. A magasabb választási bizottsághoz, az alsóbb választási bizottságtól népszavazási bizottsághoz, népszavazási bizottsághoz beérkezett minden elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás hitelessége, elektronikus aláírási kulcsokkal ellenőrizve. A beérkezett elektronikus dokumentumok megbízhatóságának ellenőrzésének ténye megerősítést nyer az ellenőrző protokoll számítógépes kinyomtatása. Ezt a nyomtatványt az illetékes tisztviselők az előírt módon aláírják, és csatolják a jelentési dokumentációhoz. Az ilyen ellenőrzés tényét egy speciális naplóban is rögzítik.

Az előzetes és a végleges választási eredmények közötti eltérések ezredszázalékban számolhatók, és nem az elektronikus vagy „papíros” módszerek hiányosságaival magyarázhatók, hanem az ország néhány különösen távoli pontjáról való adattovábbítás késedelmével. . Ezek az eltérések nem befolyásolják a választások valós kimenetelét.

A választások és népszavazások lebonyolítása során a rendszer végső perifériás berendezéseként a szavazóhelyiségekben a Vybory SFS hálózatba integrált szavazatfeldolgozó komplexumok használhatók. Az ország számos régiójában már kísérletileg alkalmazták a választásokon. Ezeken a rendezvényeken az automatikus szavazatszámlálás és információtovábbítás különböző mérnöki és műszaki megoldásait tesztelték, amelyek lehetővé teszik az eredmények automatikus összesítését is. különféle típusok szavazni a szavazás befejezése után mindössze 20-25 perccel.

A rendszer az időmegtakarítás mellett lehetővé teszi a szavazatok hitelességének ellenőrzését a szavazással egyidejűleg, technikailag garantálja a szavazási eredmények hamisítás elleni védelmét, valamint a választási folyamat vizuális, valós idejű dinamikus bemutatását az ország minden régiójában. A választás napján az időközi szavazási eredményeket az ütemterv szerint az oroszországi CEC statisztikai, sematikus, szöveges, hangos és vizuális információk formájában megkapja, és feldolgozás után azonnal továbbítja a médiának.