Одна из целей документационного обеспечения управления – доказательность деятельности организации. Только для того, чтобы при случае аргументировать какое-то действие или решение, доказать какое-либо событие в жизни компании, и ведется делопроизводство. Но далеко не всякий документ может стать доказательством, а только тот из них, что имеет так называемую юридическую силу. Что такое юридическая сила документа и как ее достичь, разбираемся в статье.

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия. Такое определение дает .

Другими словами, юридически значимый документ может быть представлен в суд в качестве доказательства, может быть приложен к договору, представлен при любой проверке. Теперь посмотрим, как отличить документы, которые имеют юридическую силу, от тех, что ее не имеют.

Реквизиты, придающие юридическую силу

Главными реквизитами («первого порядка»), которые придают документу юридическую силу, являются подпись и .

Подписывать любой документ имеет право только должностное лицо, которое имеет на это полномочия. Так, например, генеральный директор может подписать любой документ в своей компании. Директор по персоналу может подписывать все или некоторые документы по личному составу, но только в том случае, если у него есть доверенность на это. А доверенность выдается и подписывается тем же генеральным директором. Начальник управления может подписывать, например, указания, которые распространяются только на его управление. Но право на это вновь дано ему первым лицом компании. То же касается и утверждения.

На одном документе может быть оформлена либо подпись, либо гриф утверждения.

Реквизит «второго порядка», от которого тоже может зависеть юридическая сила документа, это регистрационные данные документа ( , ). Сюда же можно отнести бланк документа, который сам хоть и не является реквизитом, зато объединяет на себе сразу несколько. При этом, пожалуйста, обратите внимание: без подписи/грифа утверждения документ, хоть и зарегистрированный и напечатанный на бланке, никакой юридической силы иметь не будет.

Юридическая сила копии документа

Сама по себе никакой юридической силой не обладает. Все меняется, если на копии оформить отметку о заверении. Отметка означает, что именно эта копия абсолютно равнозначна оригиналу, причем есть конкретный человек, который несет за это ответственность – он и расписывается в отметке.

Юридическая сила электронного документа

Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.

На уровне организации можно, издав соответствующий локальный нормативный акт, установить, что юридическую силу имеет действие, совершенное с аккаунта работника. Например, если работник принимает в работу задачу в СЭД, предварительно войдя в систему под своим логином и паролем. Но это только внутри компании: во внешней среде вряд ли удастся доказать, что именно это действие совершил именно этот человек.

Делаем вывод: юридическую силу имеют только оригиналы бумажных документов и их заверенные копии, а также электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.

Это довольно кропотливый процесс, так как придание документам юридической силы требует соблюдения некоторых правил. Самым главным правилом является соблюдение действующих норм законодательства работодателем. Кстати именно он должен создавать внутреннюю переписку. Также работодатель, должен знать и, естественно, соблюдать правила оформления документов, необходимых для создания внутренней переписки. В обязанности работодателя также входит ознакомление работников со всеми документами переписки. Некоторые правила составления переписки касаются работников фирмы. Например, работник не может издавать документ, который находится не в его компетенции.

Для того, чтобы переписка приобрела юридическую силу, следует собрать определённую совокупность реквизитов:

1. Должен быть указан автор документов. Например, наименование организации, в которой происходит внутренняя переписка, соответственно должна указываться ведомственная принадлежность или может указываться определённая организационно-правовая форма. Для того, чтобы избежать лишних неприятностей рекомендуется печатать документ, используя фирменный бланк. Некоторые документы о внутренней переписке требуют указания города, в котором документ был составлен.

2. В документе должно быть указано название, приказ и т.д.

3. В теле документа указывается несколько дат: дата, когда документ был создан, дата его утверждения и дата вступления в силу.

4. Юридический документ должен иметь регистрационный номер. Он должен соответствовать с системой регистрации компании.

5. Текст документа должен точно раскрывать суть его названия. Это один из определяющих факторов создания юридического документа.

6. Документ должен подтверждаться подписью руководителя компании или ответственного за создание данного документа лица. Подпись может быть поставлена различными способами. Например, прямая подпись. Она чаще всего используется при подписании различных приказов, дополнительно указывается должность и расшифровка лица, которое подписывает документ. Также подпись может быть поставлена в виде грифа утверждения. Сам гриф ставится в верхней правой части документа. Косвенный гриф - ещё одна форме проставления подписи. Такой гриф обычно ставится при утверждении, каким либо приказом. На заявление работника подпись руководителя может ставиться в виде резолюции начальника. Такая резолюция состоит из четырёх частей: 1) получатель этой резолюции; 2) Описание распоряжения или указа; 3) подпись руководителя; 4) дата окончания резолюции. Резолюция может ставиться как в верхнем правом углу документа, так и в любой его части прописными буквами.

7. Есть документы, которые не могут обрести юридическую силу без виз согласования. Визы являются одним из самых сложных реквизитов, то есть их непросто составить. Среди виз могут быть: 1) виза согласования различных разногласий с профсоюзным органом; 2) При составлении многих документов учитывается мнение представительского органа. 3) Все составленные документы в первую очередь согласуются с юристом предприятия и главным бухгалтером. Документы, которые требуют согласования различных особей, определяются нормами нынешнего законодательства и различными нормами, принятыми в самого предприятия (если они есть). Нормы предприятия - это различные инструкции или положения по отношению к отделам организации. Виза документального согласования может быть составлена в различных видах. Может присутствовать ссылка на документ, который подтверждает согласование между сторонами. В таком случае сам гриф согласования обычно расположен в нижнем левом углу. Также может присутствовать формулировка или ссылка на неё, которая доказывает согласование (должны быть указаны должности лиц, которые пришли к соглашению, а также их подписи и расшифровки). В конце должна быть указана дата согласования. Такая виза может быть расположена на любом свободном месте документа.

8. Такой реквизит как виза ознакомления должен в себя включать все кадровые приказы и другие требующиеся документы. С ними следует ознакомить всех работников так или иначе участвующих в производственной переписке. В реквизите должна быть поставлена дата ознакомления сотрудников с реквизитом. Сама виза должна быть проставлена в нижней, заключающей части или в середине, слева документа. Для этого Госкомстат разработал специальные формы. При помощи этих форм документ обретает юридическую силу, если содержит все необходимые реквизиты. Это облегчает работу действующих над документом юристов и делает документ более понятным для далёкого от юридических дел работника.

Для придания юридической силы документам внутренней переписки, следует учесть, какие задачи решает сама переписка.

1. Информирует стороны о проведенной работе, фиксирует предложения и пожелания одной из работающих над проектом сторон относительно качества и скорости работы.

2. Является одним из самых важных звеньев в процессе увольнения или оформления отпуска, перевода рабочего на другое место работы.

3. При возникновении трудового спора, производственная переписка может стать тем документом, который поможет разрешить этот спор.

Для того, чтобы внутренняя переписка выполняла все задачи, перечисленные выше, следует соблюсти такие правила, как:

1. Документ следует правильно оформить с присутствием всех необходимых для переписки реквизитов.

2. Получатель данного документа должен дать согласие на его исполнение. Обычно согласие официально может быть подтверждено в виде резолюции.

3. Документу должны присвоить регистрационный номер, который должен быть в специальном журнале слежения за входящими и исходящими документами.

4. На протяжении даты исполнения документа, он должен храниться в надёжном месте (например, в сейфе компании).

В основном во внутренней переписке работника содержатся различные заявления, служебные записки, а во внутренней переписке работодателя с подчинённым - различные уведомления о работе и не только. Документы производственной переписки юридически оформляются, если ведётся переписка между работниками, работником и начальником и между начальниками различных отделов производства. Как правило, чаще всего обмениваются официальными сообщениями работники с работниками.

В настоящее время технологии пошли далеко вперёд и если лет 15 назад обменивались сообщениями, написанными на бумаге, то сейчас это делают при помощи электронной почты. Этот способ позволяет мгновенно доставить сообщение работнику находящемуся далеко от вас, но у него также есть свои недостатки. Сложно доказать, что данное сообщение написал именно этот работник, а никто другой. Даже, если ввести систему паролей сложно точно определить, что никто, кроме самого работника не знает этого пароля. Поэтому, если вы предполагаете, что в предприятии может возникнуть или уже возник конфликт, пишите документ на бумаге и заверяйте своей подписью, так будет, намного надёжней. Также, не помешало бы зарегистрировать ваш документ через человека, который регистрирует все документы компании.

Если же вы всё-таки пользуетесь электронной почтой, работник, получивший ваше сообщение, должен распечатать данный документ и зарегистрировать его. Также, необходимо разработать в компании специальный метод регулярной проверки электронной почты. В этом случае переписка будет включать в себя два основных преимущества: быструю отправку и получение сообщений, а также высокую надёжность в случае конфликта. Это вам будет только на руку.

Заявления и уведомления являются наиболее значимыми документами для защиты прав работодателя при разрешении различных конфликтов. Поэтому рассмотрим способы придания им юридической силы. Правила оформления очень важны при этом процессе.

Обычно в различных организациях при приёме на работу используют специальные бланки, которые работник должен заполнить от руки. После заполнения в правом нижнем углу работник ставит число подачи заявления и подпись. Заявление также может быть распечатано на компьютере, человек, принимаемый на работу должен только подписать это заявление и приступить к работе. В принципе такое оформление довольно законно, но некоторые суды его воспринимают как давление на работника. Поэтому лучше писать заявление от руки, это позволит вам избежать некоторых неприятностей в случае конфликта. Желательно, чтобы при оформлении документов присутствовали необходимые реквизиты, иначе документ не вступит в юридическую силу.

1. Для начала надо указать к какому типу документов принадлежит этот документ. В данном случае в названии документа следует написать «Заявление».

3. Потом пишется составитель заявления. Также как и в адресате, вы пишите своё ФИО и должность.

4. После того как вы описали адресата и составителя, пишите само тело заявления (текст).

5. По окончании написания текста составитель ставит свою подпись и дату написания заявления.

6. Обычно после подписи составителя ставится подпись соглашения, то есть руководитель, который принимает вас на работу, подписывает документ. Это необязательно и всё зависит от отношения предприятия к данному вопросу. Поэтому не бойтесь, что вас не взяли на работу, когда подписи руководителя нет.

7. Далее после решения всех вопросов, заявление регистрируется в журнале регистрации входящей документации уполномоченным лицом, которое проставляет регистрационный номер документа, дату его принятия и свою подпись. Это обязательная процедура, так как без неё документ не может прийти в действие. Уполномоченным лицом организации чаще всего является личный секретарь работодателя.

8. Нужно составить резолюцию лица, которому адресуется заявление и который может решить этот вопрос. Резолюция должна состоять из подписи, даты её составления и решение по вопросу заявления с указанием всех данных о человеке, которого это касается.

9. После того как заявление будет выполнено, руководитель предприятия ставит на нём пометки о его выполнении. Они ставятся в любом свободном месте письма. Также руководитель может поставить метки дела, в котором лежит ваше заявление.

Уведомления также являются неотъемлемой частью документов, необходимых для нормальной работы предприятия. Работодатель при помощи уведомления информирует работника о предстоящих изменениях. Это может быть сокращение штатов, очередной отпуск, будущие изменения трудового договора и т. д.

Официальные уведомления следует писать на бумаге, так как это предусматривает трудовое законодательство. Работник при получении уведомления расписывается на самом документе. Именно таким должен быть трудовой порядок каждого предприятия, когда никакой из судов не сможет придраться к оформлению документов.

Для большей уверенности я вам приведу некоторые выписки из Трудового кодекса, которые подтверждают наличие только письменной формы уведомления. Статья 74 подразумевает под собой изменение условий работы работодателем. Работник при этом имеет полное право отказаться от работы или предложить работодателю новые условия работы. Если работник отказывается от работы, работодатель должен ему предложить новые условия работы. Также работодатель обязан перед изменением условий работы предоставить работнику предварительное письмо с уведомлением.

Статья 79. В этой статье говорится о прекращении срока трудового договора. Срочный трудовой договор прекращает своё действие, если срок этого договора истёк. При этом работник должен получить за три дня уведомление о увольнении в связи с окончанием сроком запланированной работы. Работодатель имеет право продлить срок работы данного работника только в тех случаях, когда работник не против продолжения сотрудничества с работодателем.

Статья 123 говорит о получении ежегодного отпуска. Работник имеет право получать ежегодный отпуск на предприятии. При этом работодатель должен известить работника о начале отпуска за две недели до его начала. Работнику передаётся под расписку письмо с уведомлением. начало и окончание отпуска зависит от ежегодного графика отпусков. Работник имеет право отказаться от отпуска или перенести его на любое доступное для предприятия время. Если работник отказался от ежегодного отпуска, ему добавляют количество дней с этого отпуска на следующий.

Статья 180 описывает компенсацию, которую предоставляет организация, принимающая работника на постоянную работу, в случае резкого сокращения штатов или при банкротстве фирмы или при других неожиданных обстоятельствах. При сокращении штатов, работник должен быть уведомлён об увольнении за два месяца. Этот срок даётся для того, чтобы работник смог найти работу по специальности. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления. Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке. Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться. Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях.

Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке.

Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться.

Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях:

1. Проверка наличия документов и контроль их передвижения.

2. При помощи системы регистрации предприятие имеет возможность придать любому зарегистрированному документу юридическую силу.

3. Регистрация позволяет достичь оптимальной скорости документооборота.

4. При возникновении какого либо производственного конфликта, журнальная система регистрации позволит подтвердить создание документа в нужную дату.

От направления деятельности предприятия зависит количество журналов регистрационной системы, которые выполняют функцию регистрации документов. Для того, чтобы журналы регистрации могли подтвердить дату создания документа, то есть чтобы журнал доказывал, что документ не мог быть вписан в регистрацию позднее следует соблюсти некоторые правила.

1. Журнал должен иметь крепкую обложку, чтобы какое либо происшествие не могло повредить ценной информации.

2. Для доказательства, что из журнала не могли выдернуть лист или вставить дополнительный, следует заводить журнал с клеевой обложкой. Также не мешало бы для дополнительной безопасности пронумеровать страницы.

3. При создании журнала следует создать заверительную запись. В эту запись включается: название журнала и его предназначение, количество страниц (следует написать сначала цифрами, а затем прописными буквами), дату оформления и подпись руководителя предприятия. Заверительная запись клеится на задней странице регистрационного журнала, а также на передней обложке.

4. Журнал должен быть с печатью юриста компании и подписью руководителя.

Внутренний вид журнала разрабатывается компанией, так как нет никаких законных оснований присваивать журналам для внутренней переписки каких либо специальных форм.

Когда по материалам дела нужно решать какие либо задачи, необходимые производству, работникам отдают копию документа. Это делается с целью обезопасить документ от случайной или специальной порчи. Оригинал документа обычно даётся только начальникам отдела, и то далеко не всегда. Обычно же оригинал лежит в сейфе в кабинете директора.

Копии документа делятся на два вида: факсимильные и свободные. Факсимильная копия полностью повторяет документ, содержит все реквизиты, особенности расположения реквизитов в документе. Свободная копия создаётся при помощи пишущих машин фирмы или компьютеров. Она не настолько точно отображает документ, но полностью передаёт суть информации, содержащейся в документе. Обычно свободная копия отличается от оригинала тем, что не повторяет его форму.

Работник, который берёт для какой либо цели копию документа, заверяет его. При этом на него накладывается ответственность за сохранность документа. Чтобы быть уверенным, что копия полностью отображает информацию подлинника человек, берущий её, внимательно изучает, проставляет слово верно и подписывает копию на признак получения. Обычно копия подписывается в свободном углу, где нет каких либо записей. Если же документ предоставляется другим организациям, на его копиях ставится печать организации, в которую он передаётся. Также существует такой вид копии как дубликат. Он отличается от обычной копии те, что обладает такими же юридическими свойствами, как и оригинал. Дубликат очень полезен при обращении в суд, так как при его передаче оригинал лежит у вас на столе и вы не беспокоитесь за его сохранность. Не забывайте, что суды имеют тенденцию время от времени терять документы, поэтому лучше не рискуйте, особенно если документы важные.

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Унифицированные системы документации

ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Основные положения

Unified systems of documentation. Conferment of
legal force to documents on software and machinogramme
created by computers. General

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549 срок введения установлен с 01.07.87

ПЕРЕИЗДАНИЕ

Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1-88 *, ГОСТ 6.10.3-83 , ГОСТ 8303-93 , ГОСТ 19768-93 , ГОСТ 20731-86 , ГОСТ 25465-95 , ГОСТ 25752-83 , ГОСТ 25764-83 , ОСТ 24.958.01-84 - ОСТ 24.958.74-84, Р 50-54-76-88 , а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.
______________
* Утратил силу на территории Российской Федерации.

1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.

1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-90* . Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
______________
ГОСТ Р 6.30-97** (здесь и далее).

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание "КОДЕКС".

1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.

1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

2. ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
__________________
* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-90 .


Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация.

2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)* для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
______________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

2.8. Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программые средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и ведомства.

3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация - создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация - создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации - пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

Реквизиты организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы		Гриф ограничения доступа к документу
Заголовок к тексту

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

	Заводской номер магнитной ленты	Серийный номер тома
			Выпуск продукции
			Реализация
			Транспортировка

Приложение: магнитная лента - 3.

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 год
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
- Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов.
Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ:

1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу . Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Правила оформления документов

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:
- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов , входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 , утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов .
Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.
Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г. № 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. В их число входят: наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; наименование документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Электронное документирование

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:
«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» .
При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Придание документам юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Состав реквизитов , характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.
Этот документ устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):
Код формы документ а проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается два способа оформления даты документа : цифровой или словесно-цифровой.
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.
Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.
При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму. Выделяют следующие виды регистрационных форм: регистрационно-контрольные карточки (РКК); регистрационные журналы (книги); экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть на странице Формы документов
Незарегистрированный документ юридической силы не имеет!!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,
Например:
Генеральному директору
ОАО «Парус»
В.А. Лаптеву
или

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.

Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":

• 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
• 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
• 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
• 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
• 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
• 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
• 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
• 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.

Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.

При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.

Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.