Pravna snaga dokumenta je obezbeđena skupom detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta i izvršenja na obrascu koji je u skladu sa standardom.
Mora se imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i pri sastavljanju jednog dokumenta ne morate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki detalji se međusobno isključuju, na primjer, detalj „Referentni podaci o organizaciji“ je naznačen samo slovima, dok „Naziv vrste dokumenta“ nije ispisan na memorandumu. U postupku pripreme i obrade dokumenata sastav traženih podataka može se dopuniti drugim detaljima ako to zahtijeva svrha dokumenta i njegova obrada. Dodatne detalje možete unijeti u obrasce objedinjenih dokumenata. Na primjer, u obrazac naloga za zapošljavanje i otpuštanje radnika dodajte detalje "potpis šefa kadrovske službe", "potpis neposrednog rukovodioca". Međutim, brisanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Kompozicija detalja Karakterizacija konkretnog dokumenta određena je svrhom izrade dokumenta, njegovom namenom, zahtevima za sadržaj i formu ovog dokumenta i načinom dokumentacije.
Glavni dokumenti koji utvrđuju sastav detalja i zahtjeve za njihovo izvršenje su GOST R 6.30-2003, Pravila za kancelarijski rad u saveznim tijelima izvršna vlast odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477

Ovim dokumentima utvrđuju se sljedeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršenju organizacionih i administrativnih dokumenata – uredbi, naredbi, uputstava, dopisa, protokola, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumenta i pričvršćeni su prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija i obuhvata jedinstvene dokumentacione sisteme i oblike dokumenata odobrenih za upotrebu u nacionalnoj privredi.
Amblem ili zaštitni znak organizacije(uslužni znak) stavljaju se na memorandum organizacije u skladu sa Statutom (pravilnicima organizacije).
Šifra organizacije(OKPO) se stavljaju prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN- glavni državni registarski broj pravno lice pečatom u skladu sa dokumentima izdatim od strane poreskih organa.
INN/KPP- identifikacioni broj obveznika/šifra razloga za registraciju upisuje se u skladu sa dokumentima izdatim od strane poreskih organa.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu sadržanom u njegovim sastavnim dokumentima. Iznad naziva organizacije navesti skraćeni naziv, a u nedostatku puni naziv matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je sadržan u osnivačkim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradi) stavlja se ispod ili iza punog imena. Nazivi organizacija subjekata Ruska Federacija, koji uz državni jezik Ruske Federacije (ruski), imaju državni jezik konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, štampani su na dva jezika.
Naziv ogranka, teritorijalnog ureda, predstavništva se navodi ako je autor dokumenta, a nalazi se ispod naziva organizacije.
Osnovne informacije o organizaciji uključuju uključuje: poštansku adresu; broj telefona i druge informacije prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, email adresa).
Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija mora biti određen statutom (pravilnicima organizacije) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, “Interni radni propisi”, “opis posla”.
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili usvajanja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina za formatiranje datuma dokumenta: digitalno ili verbalno-digitalno.
Kod digitalne metode, datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u slijedu:
dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec ispisani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom; godina - četiri arapska broja.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba da bude formatiran kao sljedeći unos: 02/05/2011.
Datum je moguće formatirati u nizu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer 2011.02.05.
Ova metoda oblikovanja datuma se široko koristi u arhivama - datumi na policama, fasciklama i drugim dokumentima se pišu „obrnutim“ redoslijedom.
U verbalno-digitalnoj metodi, datum treba biti formatiran kao: 05.02.2011.
Registarski broj dokumenta se sastoji iz njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiocima.
Registarski broj dokumenta koji zajednički objavljuju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom redoslijedom kojim su autori naznačeni u dokumentu.
Registracijski broj dokumenta dodjeljuje se na osnovu upisa unesenog u odgovarajući obrazac za registraciju.

Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju:

Registracijske i kontrolne kartice (RCC);

Registracijski dnevnici (knjige);

Obrasci ekrana (kada se koriste kompjuterske tehnologije).

Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju službena tijela. Na primjer, obrazac knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka za njih odobren je Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputstava za popunjavanje radnih knjižica .”
Ali većina oblika razvijate prema vlastitom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata mogu se naći u gore navedenim dokumentima.

Neregistrovani dokument nema pravnu snagu!!!
Link za registracioni broj i datum dokument sadrži registarski broj i datum dokumenta na koji se mora dati odgovor. Ovaj detalj je potreban za pisma.
Mjesto kompilacije ili izdanje dokumenta je naznačeno ako ga je teško odrediti pomoću detalja “Naziv organizacije” i “Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili objavljivanja je naznačeno uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo opšte prihvaćene skraćenice.
Adresar mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi, inicijali se navode ispred prezimena.
Naziv organizacije i njene strukturne jedinice se navodi u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen je naznačen u dativu.
Na primjer:
generalnom direktoru
AD "Parus"
V.A. Laptev
ili

Mayak LLC
Računovodstvo
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova

Dokument ne smije sadržavati više od četiri adrese. Riječ “Kopija” se ne navodi ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata. Ako ima više primalaca, kreira se lista distribucije dokumenata.
Detalji o "primaocu" mogu uključivati ​​poštansku adresu. Elementi poštanske adrese se navode redosledom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Prilikom adresiranja dokumenta organizaciji, navedite njen naziv, zatim poštansku adresu; također je moguće centrirati svaki red atributa „Adresa“ u odnosu na najduži red.

Na primjer:

Vladina agencija
Sveruska naučna istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivsku djelatnost
Profsoyuznaya, 82, Moskva, 117393
Prilikom adresiranja dokumenta pojedincu navesti prezime, ime, patronimiju primaoca, zatim poštansku adresu,

Na primjer:

Abramov Oleg Pavlovič
st. Sadovaja, 5, ap. 12,
Lipki, oblast Tula, 301264
Kada se dokument istovremeno upućuje organizaciji i pojedincu („u kopiji“), adresu treba oblikovati prema primjeru:
Odjel unutrašnjih poslova Moskovskog okruga
St. Petersburg
Šef odjela
S.M. Titov
Sviridov Petar Aleksejevič
st. Portovaja, 82, stan 17
Lomonosov
Lenjingradska oblast, 196754
Pečat odobrenja dokumenta– rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Odobrenje dokumenta je poseban način sprovođenja dokumenta, ovlašćivanje njegove distribucije određenom krugu organizacija, službenika i građana.
Dokument se može odobriti na dva načina:
službenik(e);
posebno objavljen dokument.
Oba načina odobravanja imaju isti pravnu snagu.
Pečat odobrenja dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.
Prilikom odobravanja dokumenta od strane službenog lica, pečat odobrenja mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta lica koje odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja.

Na primjer

ODOBRIO sam
CEO
AD "Scarlet Sails"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Dozvoljeno je centriranje elemenata u atributu „Otvrđeni pečat” dokumenta u odnosu na najduži red.

Na primjer

ODOBRIO sam
CEO
AD "Fabrika porcelana Lomonosov"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Kada dokument odobri više službenika, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
Prilikom odobravanja dokumenta rješenjem, odlukom, naredbom, protokolom, pečat odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva dokumenta o odobrenju u predmetu, njegovog datuma i broja.

Na primjer

ODOBRENO
Odlukom glavne skupštine
dioničari od 15.09.2010.godine br.14
ili
ODOBRENO
Po nalogu predsjedavajućeg
bankovni odbor
od 02.01.2011. br. 12
Pečat odobrenja nije prisutan na svakom dokumentu.

Okvirna lista dokumenata koji podliježu odobrenju.
Akti (inspekcije i revizije; prijem završene izgradnje objekata, opreme; otpis; pregled, prenos predmeta; likvidacija organizacija, ustanova, preduzeća i dr.).
Ugovori (o izvođenju radova, materijalno-tehničkom snabdevanju, zakupu prostorija; o nabavci, ugovorima, naučno-tehničkoj saradnji, finansijskoj odgovornosti i dr.).
Poslovi (za projektovanje objekata, tehničkih objekata, kapitalne izgradnje; za izvođenje istraživačkih, projektantsko-tehnoloških radova; tehnički i dr.)
Uputstva (pravila) - (službena; o kancelarijskom radu; sigurnosne mjere; interni radni propisi itd.)
Standardi (utrošak sirovina, materijala, električne energije; tehnološko projektovanje; broj zaposlenih itd.)
Izvještaji (o proizvodnim aktivnostima, službenim putovanjima, istraživačkom radu itd.)
Spiskovi (pozicija zaposlenih sa neredovnim radnim vremenom; preduzeća koja podležu određenim beneficijama; standardni dokumentarni materijali nastali u aktivnostima ministarstava, resora i drugih organizacija, sa naznakom rokova skladištenja materijala i sl.)
Planovi (proizvodnja; izgradnja i montaža, projektovanje i izviđanje, istraživački radovi, uvođenje nove opreme; zadružne nabavke proizvoda; distribucija proizvoda prema utvrđenoj nomenklaturi; prihodi od stambeno-komunalnih usluga, velika renovacija; rad odbora, naučno-tehničkog veća, akademskog veća i dr.)
Pravilnik (o organizaciji; strukturnoj jedinici; bonusi, usavršavanje itd.)
Programi (rad i događaji; obuka, itd.)
Cijene za rad.
Procjene (troškovi održavanja upravljačkog aparata, zgrada, prostorija, objekata; korištenje sredstava preduzeća; priprema i razvoj proizvodnje novih proizvoda; kapitalna izgradnja i dr.)
Državni standardi, industrijski standardi, tehnički uslovi.
Struktura i osoblje.
Tarifne stope.
Povelje organizacije.
Obrasci objedinjenih dokumenata.
Raspored osoblja i njihove izmjene.
Rezolucija.
Rešenje sadrži uputstva u vezi sa rešenjem (pripremanjem rešenja) pitanja iznesenog u dokumentu.
Rešenje, koje na dokumentu ispisuje nadležni službenik, sadrži imena i inicijale izvršilaca, sadržaj naloga (ako je potrebno), rok za izvršenje, potpis i datum.

Na primjer:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Molimo pripremite projekat
Dogovori sa Hermesom
do 21.01.2011
Lični potpis
datum
Dozvoljeno je sastavljanje rezolucije na posebnom listu.
Naslov teksta uključuje sažetak dokument. Naslov mora biti u skladu s nazivom vrste dokumenta. Naslov može odgovoriti na pitanja:
o čemu (o kome), o čemu (kome)?
Na primjer: nalog za formiranje certifikacijske komisije; opis posla glavnog dizajnera.
Tekst dokumenata sastavljen na formatu A5 ne može sadržati naslov.
Kontrolna oznaka izvršenje dokumenta je označeno slovom “K”, riječju ili pečatom “Kontrola”.
Tekst dokumenta je sastavljen na državnom jeziku Ruske Federacije ili na službeni jezici subjekti Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i subjekti Ruske Federacije.
Tekstovi dokumenata sastavljaju se u obliku upitnika, tabele, koherentnog teksta ili kombinacije ovih struktura.
Prilikom sastavljanja teksta u obliku upitnika nazivi karakteristika karakteriziranog predmeta moraju biti izraženi imenicom u nominativu ili frazom s glagolom u drugom licu množine sadašnjeg ili prošlog vremena („imati“ , “poseduju” ili “bili”, “bili” itd.). Karakteristike izražene usmeno moraju biti u skladu sa nazivima karakteristika.
Kolone i redovi tabele moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi kolona i redova moraju biti u skladu sa naslovima.

Ako je tabela štampana na više stranica, kolone tabele moraju biti numerisane i samo brojevi ovih kolona moraju biti odštampani na sledećim stranicama.
Povezani tekst, po pravilu se sastoji iz dva dijela.
Prvi dio ukazuje na razloge, razloge, ciljeve za izradu dokumenta,
u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke.
Tekst može sadržavati samo završni dio (npr. naredbe - administrativni dio bez izjave; pisma, izjave - zahtjev bez obrazloženja).
Tekst dokumenta pripremljen na osnovu dokumenata drugih organizacija ili ranije objavljenih dokumenata navodi njihove detalje:
Naslov dokumenta;
naziv organizacije - autor dokumenta;
datum dokumenta;
registarski broj dokumenta;
naslov teksta.
Ako tekst sadrži nekoliko rješenja, zaključaka i tako dalje, onda se može podijeliti na odjeljke, pododjeljke, paragrafe, koji su numerirani arapskim brojevima.
U dokumentima (red, red) organizacijama koje rade na principima jedinstva komandovanja, kao i dokumentima upućenim rukovodstvu organizacije, tekst je predstavljen u prvom licu jednine („naređujem“, „nudim“, „molim“).
U dokumentima kolegijalnih organa Tekst je predstavljen u trećem licu jednine („odlučuje“, „odlučio“).
U zajedničkim dokumentima tekst je predstavljen u prvom licu množine („naređujemo“, „odlučeno“).
Tekst protokola je predstavljen u trećem licu množine („slušao“, „govorio“, „odlučio“, „odlučio“).
U dokumentima kojima se utvrđuju prava i obaveze organizacija, njihova strukturne podjele(propisi, uputstva), kao i oni koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka (akt, potvrda), koristiti oblik prezentacije teksta u trećem licu jednine ili množine („odjel vrši funkcije“, „udruženje uključuje“, „komisija je osnovala“).
U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:
- prvo lice množine (“pošaljite”, “šaljemo na razmatranje”);
- prvo lice jednine („Smatram da je potrebno“, „istaknite“);
- iz trećeg lica jednine („ministarstvo se ne protivi“).
Označavanje prisutnosti aplikacije, imenovan u tekstu dokumenta, formatiran je na sljedeći način:
Primjena: za 5 l. u 2 primjerka.
Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navedite njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako postoji više aplikacija, one su numerisane ,

Na primjer:

Prijave.
1. Pravilnik o Regionalnom kreditnom odjelu na 5 str. u 1 primjerku
2. Pravila za pripremu i izvođenje dokumenata Regionalnog kreditnog odeljenja na 7 str. u 2 primjerka.
Oznaka se postavlja od pasusa sa lijeve margine dokumenta u tri intervala.
Ako su prijave ukoričene, broj listova nije naznačen.

Svaki kadrovski službenik u procesu rada mora izraditi mnogo istih dokumenata, a ti dokumenti moraju biti pravilno i jednoobrazno sastavljeni. Naravno, zakonska regulativa definiše osnovni postupak popunjavanja jedinstvenih obrazaca, radnih knjižica i sadržaja ugovora o radu. Ali da biste organizirali rad s dokumentima u vašoj kompaniji, preporučljivo je izraditi Uputstva za vođenje kadrovske evidencije i raspored toka dokumenata.

Pravna snaga- radi se o svojstvu službene isprave koja mu je dodijeljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje. Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo netačno izvršenje može dovesti do toga da dokumentneće imati pravnu snagu(na primjer, bez potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o izvođaču, to će samo dovesti do određenih poteškoća V raditi sa dokumentom, ali neće uticati na njegov pravni značaj.

Obavezni detaljiosiguranje pravne snage dokumenata, su:

naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta; naziv vrste dokumenta; datum dokumenta; matični broj; pečat odobrenja dokumenta; tekst; potpis; pečat.

Potpisje obavezan uslov za svaki dokument. Zvanično potpisivanje u dokumentu, pretpostavlja odgovornost: za autentičnost dokumenta; za sve moguće posledice izvršenja (provođenja) dokumenta.

Potpis desno se pruža određenim osobama i može biti popravljeno: u statutu preduzeća; u pravilniku o preduzeću (o strukturnoj jedinici); u uputstvu za kancelarijski rad; u opisu posla zaposlenog; u naredbi o raspodjeli odgovornosti.

Dokumente organizacije potpisuje direktor ili njegovi zamjenici. Dokumente strukturnih podjela potpisuju njihovi rukovodioci.

Po brojnim pitanjima, drugi zaposlenici, na primjer, vodeći stručnjaci preduzeća, mogu imati pravo potpisa. Potpis se stavlja na prvu kopiju dokumenta, a po potrebi i na druge kopije, na primjer, prilikom sklapanja ugovora.

Datum dokumenta- jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.

Pečat- pravno značajan rekvizit I koristi se za ovjeru potpisa službenika na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima. Pečat označava: o autentičnosti dokumenta;

o pripadnosti dokumenta organizaciji naznačenoj na pečatu. Pečat je zalijepljen na dokumentima čije je objavljivanje podrazumijeva:

sve pravne posledice, na primer osnivanje ili reorganizacija preduzeća;

materijalne posledice, kao što je transfer materijalna sredstva, potvrda prava organizacije ili pojedinca na nešto.

Pečat odobrenja- neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od momenta odobrenja od strane rukovodioca ili višeg organa.

Pečat odobrenja je rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Sljedeće su predmet obaveznog odobrenja: povelje, propisi o preduzećima (ograncima); rasporedi osoblja; izvještaji o inspekciji, potvrde o prijemu; opisi poslova; procjene, poslovni planovi, izvještaji I itd.

Matični brojje dodatna garancija autentičnosti dokumenta. To ukazuje da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i samim tim je službeni dokument preduzeća.

Da daju pravno dejstvo elektronski dokument korišteno elektronski digitalni potpis.

Elektronski dokument se priznaje kao pravno značajan samo ako je provjera autentičnosti elektronskog digitalnog potpisa pozitivna.

Elektronski digitalni potpis(EDS) - detalj elektronskog dokumenta namijenjenog zaštiti ovog elektronskog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao kao i da se utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu.

Digitalni potpis u elektronskom dokumentuekvivalentnosvojeručni potpis u papirnom dokumentu pod sljedećim uslovima:

sertifikat ključa potpisa izdat od centra za sertifikaciju važi u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta; potvrđuje se autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;

elektronski digitalni potpis se koristi u skladu sa njegovim informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa. Zahvaljujući ovoj tehnologiji rezultat je elektronski dokument: imaju pravnu snagu; potvrđivanje autorstva dokumenta; potvrđujući odsustvo izobličenja informacija u dokumentu.

Da bi kopija imao papirni dokument pravnu snagu originala, ona mora biti certificiran prema utvrđenom redu.

U tu svrhu su dati detalji"znak ovjere kopije"koji sadrži: certifikacijski natpis “Ispravan”; položaj osobe koja je ovjerila kopiju; njegov potpis; datum certifikacije;

štampanje (za najvažnije ili eksterne dokumente). Ovjeru vrši sama kompanija ili, po potrebi, notar.

U skladu sa podzakonskim aktima ili sporazumom stranaka, papirni dokument sa pečatom, kada se pretvori u elektronski dokument, može biti ovjeren elektronskim digitalnim potpisom službenog lica. Preduzećima je dozvoljeno da certificiraju:

kopije dokumenata koje građani dostavljaju prilikom prijavljivanja za rad ili studiranje;

kopije dokumenata za odlučivanje socijalni problemi radnici. Kopije su ovjerene u preduzeću: šef organizacije; službenik (šef odjela za ljudske resurse).

Šta možete savjetovati ako želite da dokažete da je vaš primalac definitivno primio vaše poruke i odgovorio vam, ali su se već pojavile sumnje da odbija da potvrdi ovu informaciju u budućnosti? Može se preporučiti da se u papirnoj verziji pisma pozivate na prethodno poslate e-mailove i one primljene kao odgovor, a da ih, inače, ne spominjete kao glavnu temu pisma. Ne zaboravite da ne samo da ćete možda morati da dostavite e-poštu kao dokaz, ne biste trebali olako shvatati prepisku sa svoje strane, uključujući i kandidate za poziciju, a ne samo sa zaposlenima. Autor ovog članka u praksi se susreo sa sljedećim primjerom. Službenik za ljudske resurse odbio je kandidata za poziciju, advokata M., na osnovu diskriminatornog parametra kao što je pol. Menadžer je želeo da radi sa muškim advokatom, ali je žena poslala svoju biografiju.

Davanje pravne snage dokumentima na elektronskim medijima

Za jednostavna rješenja obično nisu potrebni specijalizirani sistemi, dovoljan je bilo koji program za skeniranje ili prepoznavanje. Za veće količine, razmislite o korišćenju profesionalnog sistema dizajniranog za snimanje slika dokumenata, kao što je Kofax-ov Accent Capture ili ActionPoint-ov InputAccel. Ovi sistemi omogućavaju masovni unos dokumenata uz organizaciju odvojenih radnih mjesta za razne vrste radi, sa namjenskim serverima za obradu, konvertovanje i prepoznavanje slika.
Algoritmi ugrađeni u njih omogućavaju vam da dobijete visokokvalitetne slike maksimalnom brzinom. Fokusirani su na upotrebu industrijskih skenera protoka. Cijene ovakvih sistema kreću se od nekoliko hiljada do nekoliko desetina hiljada dolara.

Davanje pravne snage elektronskom dokumentu

Stoga mnogi stručnjaci smatraju da je potrebno posebno odrediti postupak obezbjeđivanja i ocjene elektronskih dokaznih sredstava. Nacrt zakona o elektronskoj trgovini predlaže da se pretpostavi da su sve kopije elektronskih dokumenata potpisanih na zakonom propisan način originali. Elektronski dokument ne može imati elektronsku kopiju.

Ali ova odredba ostaje nacrt. Danas, da bi bili ispitani na sudu, elektronski dokumenti moraju biti pretvoreni u pisani oblik, tj. štampano. Citirajući zakon: čl. Art. 59 “Relevantnost dokaza”, 60 “Prihvatljivost dokaza”, čl. 67 „Ocjena dokaza“ Zakonika o građanskom postupku Ruske Federacije Dakle, elektronskom dokumentu se daje pravna snaga: - obaveznim podacima; — potvrda autoriteta kreatora; - autentičnost i autentičnost.

Osobine čuvanja, zaštite i davanja pravne snage elektronskim dokumentima

Sve kopije elektronskog dokumenta potpisane istim elektronskim analogom potpisa (elektronski digitalni potpis) imaju jednak pravni značaj, uz potvrdu njihove autentičnosti u skladu sa zahtjevima saveznih zakona. 2. Elektronski dokument potpisan elektronskim analognim (elektronski digitalni potpis) ima pravnu snagu, isto kao i pisani dokument, i može se predstaviti kao sudski dokaz. 3. Kopija elektronskog dokumenta na papiru ima pravni značaj ako je potpisana elektronskim analognim potpisom (elektronski digitalni potpis), kao i ako je ovjerena od strane lica ovlaštenog za ovjeru u skladu sa podzakonskim aktima. Ruske Federacije.

Pravna snaga elektronskog dokumenta i njegovi obavezni atributi

Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe". Ovim standardom se utvrđuju zahtevi za sastav i sadržaj detalja koji daju pravnu snagu elektronskom dokumentu, kao i postupak za njihovo izmenu. Elektronski dokument mora sadržavati: — registarski broj; - datum registracije; — potpis (šifra) osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta ili koja je odobrila dokument; — sadržaj dokumenta; — naziv organizacije koja je kreirala dokument; — lokaciju organizacije koja je kreirala dokument ili poštansku adresu.
Moguće je koristiti dodatne detalje, glavna stvar je da se traženi mogu jasno identificirati.

33.. davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima

Budući da ako pohranite narudžbe za osoblje u u elektronskom formatu, a posebno potvrda zaposlenika za upoznavanje u papirnom obliku, onda ako dođe do sukoba, zaposlenik može reći da nije upoznat s dokumentom koji je propisno pohranjen u organizaciji. I biće nemoguće dokazati suprotno. Možemo nedvosmisleno zaključiti da je u ovoj fazi nemoguć potpuni prelazak na elektronsko upravljanje kadrovskom dokumentacijom. E-mail kao dokaz Korišćenje e-pošte kao dokaza izaziva ogromne poteškoće, pre svega, u identifikaciji osobe koja je poslala e-mail sa ovim ili onim podacima iz njegovog sandučeta.
Štaviše, ako se sadržaj e-maila otkrije bez pristanka autora poruke, tada se pismo može isključiti iz dokaza, jer pribavljeno je kršenjem zakona.

Pravna snaga elektronskog dokumenta

Drugi problem je potreba da se osigura pravna valjanost elektronskih dokumenata. Ali što dalje idemo, sve češće se ovaj problem može riješiti kao običan organizacijski i tehnički problem. Zahvaljujući činjenici da je konačno usvojen zakon koji reguliše upotrebu elektronskih digitalnih potpisa (EDS), postalo je moguće da se elektronskim dokumentima da pravni status.

Prema Federalnom zakonu “O elektronskom digitalnom potpisu” Federalni zakon “O elektronskom digitalnom potpisu” od 10. januara 2002. godine, član 4-12 // Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije. 2002. broj 2. Član 127., elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu je ekvivalentan svojeručnom potpisu u papirnom dokumentu, pod određenim uslovima.

Pojam elektronskog dokumenta, njegova pravna snaga

Pažnja

U posljednje vrijeme sve više velikih organizacija i poduzeća prelazi na digitalno upravljanje dokumentima. Naravno, ovo je vrlo zgodno i štedi značajnu količinu vremena. Ali ovo postavlja ozbiljno pitanje: koja je pravna snaga elektronskog dokumenta? Sadržaj

• 1 Od papirnog do elektronskog upravljanja dokumentima
  • 1.1 Detalji koji određuju pravnu snagu
• 2 Zaštita korespondencije
• 3 Posebni slučajevi
• 4 Praktične preporuke
• 5 Šta je sljedeće?

Od papira do elektronskog toka dokumenata 2001. godine stupio je na snagu Savezni zakon koji reguliše upotrebu elektronskih digitalnih potpisa.

Od tog trenutka mnoge organizacije su promijenile format upravljanja dokumentima: sa papirnog na digitalni ili mješoviti.

Povećana jedinstvenost

Sudu šaljem poštom, uz tužbu, kopije obrazaca 2-NDFL poslanih poštom sa mjesta rada i kopije naloga za prijem/otpuštanje. Tokom svog rada, više puta sam primao narudžbe i skenirao kopije dokumenata putem mejla. Kako ove informacije iz e-pošte mogu biti predstavljene kao dokaz na sudu? Notar odbija da ovjeri moju štampanu prepisku. Šta možete savjetovati u takvoj situaciji? Naravno, notar će odbiti da ovjeri dokument uzet od nekog nepoznatog. Potrebno je da donese kompjuter sa kojeg je vođena elektronska prepiska kako bi mogao provjeriti njegovu postojanje, a zatim sastaviti protokol sa Detaljan opis vaših radnji: uključivanje računara, pokretanje programa za e-poštu, pronađene e-poruke. Tek tada se mejlovi štampaju i pohranjuju u protokol.

Elektronski dokumenti kao dokaz

Autentičnost Najlakši način da se osigura autentičnost elektronskog dokumenta je korištenje elektronskog digitalnog potpisa (EDS). Prilikom ocjene dokazne vrijednosti elektronske isprave, sud uzima u obzir, prije svega, pouzdanost načina izrade, čuvanja, prenosa i identifikacije autora. Za to je, pored digitalnog potpisa, važan i pouzdan sistem za obradu elektronskih dokumenata (pouzdano skladištenje).
Koje dokumente je potrebno odmah sastaviti na papiru?Bez obzira da li je u preduzeću instaliran elektronski sistem za upravljanje dokumentima, sva kadrovska dokumenta za koja se radnim zakonodavstvom, ugovorom o radu, kolektivnim ugovorom o radu zahtevaju saglasnost zaposlenog moraju čuvati na papir, sa potpisima ovlašćenih lica i radnika.

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Ovlaštenje za prijem:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena publikacija
Datum prihvatanja:	09. oktobra 1984
Datum početka:	1. jula 1987
Datum revizije:	01. aprila 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

MEĐUDRŽAVNI STANDARD

Objedinjeni dokumentacioni sistemi

DAVANJE PRAVNE SNAGE DOKUMENTIMA NA MAŠINSKIM MEDIJUMIMA
I MAŠINEGRAM STVORENI POMOĆU
RAČUNARSTVO

Osnovne odredbe

Jedinstveni sistemi dokumentacije. Conferment of
pravnu snagu dokumenata o softveru i mašinogramu
kreirana od strane kompjutera. Generale

Rezolucija Državni komitet SSSR prema standardima od 9. oktobra 1984. N 3549, datum uvođenja je određen od 01.07.87.

PONOVNO IZDANJE

Ovim standardom se utvrđuju zahtevi za sastav i sadržaj detalja koji daju pravnu snagu dokumentima na računarskim medijima i tipografskim podacima nastalim računarskom tehnologijom, kao i postupak za izmenu ovih dokumenata.

Ovaj standard je obavezan za sva preduzeća, organizacije i institucije (u daljem tekstu: organizacije) koje vrše razmenu informacija o dokumentima na računarskim medijima i mašinskim dijagramima.

Na osnovu ovog standarda mogu se razviti industrijski standardi i standardi preduzeća, uzimajući u obzir posebnosti upotrebe dokumenata na računarskim medijima i mašinskih poruka kako između organizacija tako i kada se koriste direktno unutar organizacije.

1. OPĆE ODREDBE

1. OPĆE ODREDBE

1.1. Dokument na računarskim medijima mora biti snimljen, proizveden i označen u skladu sa zahtjevima GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465 -95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, a informacije su kodirane u skladu sa sve-saveznim klasifikatorima tehničkih i ekonomske informacije. U nedostatku potrebnih informacija u klasifikatorima u cijeloj Uniji, dozvoljeno je koristiti šifre registrovanih međuindustrijskih i industrijskih klasifikatora.
______________
* Izgubljene snage na teritoriji Ruske Federacije.

1.2. Mašinski dijagram mora biti kreiran uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene dokumentacijske sisteme.

1.3. Dokument na kompjuterskom mediju i tipografski dokument treba koristiti samo ako postoje relevantne odluke ministarstava i resora.

1.4. Prevoz (prenos, prosleđivanje, itd.) dokumenta na kompjuterskom mediju i otkucanog dokumenta mora se izvršiti uz propratno pismo sastavljeno u skladu sa GOST 6.38-90*. U prilogu se nalazi uzorak propratnog pisma.
______________
GOST R 6.30-97** (u daljem tekstu).

** GOST R 6.30-2003 je na snazi ​​na teritoriji Ruske Federacije. - Napomena "ŠIFRA".

1.5. Dokument na kompjuterskom mediju i tipografski dokument dobijaju pravnu snagu nakon ispunjavanja zahtjeva ovog standarda i potpisivanja propratnog pisma.

1.6. Snimanje dokumenta na kompjuterskom mediju i kreiranje tipograma mora se vršiti na osnovu podataka evidentiranih u originalnim (primarnim) dokumentima primljenim putem komunikacionih kanala od automatskih uređaja za snimanje ili u procesu automatizovanog rešavanja problema.

1.7. Na zahtjev korisničke organizacije, za vizuelnu kontrolu dokumenta kreiranog na kompjuterskom mediju, on se raznim oblicima pretvara u čovjeku čitljiv oblik. tehnička sredstva prikaz podataka (displeji, uređaji za štampanje, itd.).

2. ZAHTJEVI ZA DETALJNOSTI DOKUMENTA O SKLADIŠTVU MAŠINA I MAŠINEGRAMA KOJE JE KRIO RAČUNARSKA OPREMA

2.1. Dokument na kompjuterskom mediju ili tipografski dokument mora sadržavati sljedeće obavezne podatke:

naziv organizacije koja je kreirala dokument;

lokacija organizacije koja je kreirala dokument ili poštansku adresu;

Naslov dokumenta;

datum izrade dokumenta;

šifra lica odgovornog za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili otkucanog dokumenta ili, po pravilu, šifru lica koje je odobrilo dokument.

Bilješka. Odlukom ministarstava i resora dozvoljeno je korištenje dodatnih podataka (broj telefona, teletip, radno mjesto i prezime lica koje ima pravo ovjeravanja dokumenta i kucanog pisma snimljenog na računarskom mediju i sl.) za pojedinačne dokumente na računarskim medijima i sl. i tipografski podaci itd.), koji odražavaju specifičnosti kreiranja, upotrebe i prenosa ovih dokumenata.

2.2. Obavezni detalji dokumenta na kompjuterskim medijima treba da budu postavljeni na način koji omogućava da se detalji jasno identifikuju.

2.3. Obavezni detalji mašinskog dijagrama trebaju biti odštampani i postavljeni u skladu sa zahtjevima državnih standarda za objedinjene sisteme dokumentacije.

2.4. Mora se upisati detalj "Naziv organizacije - kreator dokumenta". sljedeći obrazac: identifikaciona šifra prema Svesaveznom klasifikatoru preduzeća i organizacija (OKPO)* i naziv organizacije. Dozvoljena je upotreba utvrđenih skraćenih naziva.
__________________
* Ovaj detalj mora biti povezan sa zahtjevima GOST 6.38-90.


Za organizacije koje nemaju prava pravnog lica treba navesti OKPO šifru organizacije kojoj su podređene.

2.5. Detalj „Lokacija organizacije - kreator dokumenta“ mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Svesaveznom klasifikatoru „Sistem za označavanje objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR-a i saveznih republika, kao kao i naseljena područja” (SOATO) i naziv lokaliteta na kojem se nalazi organizacija.

2.6. Detalj „Naziv dokumenta“ mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijska šifra i naziv obrasca dokumenta prema Svesaveznom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD)* za svesavezne dokumente ili industriju (odjel), republički klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (resorska), republički obrasci dokumenata.
______________
* OK 011-93 važi na teritoriji Ruske Federacije.

2.7. Atribut „Datum izrade dokumenta“ mora biti zabeležen u skladu sa zahtevima GOST 6.38-90 i mora biti naznačeno vreme snimanja dokumenta, što omogućava njegovo identifikaciju sa protokolom mašine.

2.8. Detalji “Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipogramu” ili “Šifra osobe koja je odobrila dokument” moraju biti napisana u sljedećem obliku: identifikacioni kod i pozicija, prezime osobe odgovoran za ispravnu izradu dokumenta na kompjuterskom mediju ili mašinskom dijagramu, odnosno lice koje je odobrilo dokument. Vlasništvo koda od strane određene osobe mora biti registrovano kod organizacije koja je izradila dokument na računarskom mediju ili koja je izradila mašinski dijagram, a moraju se stvoriti tehnički, softverski alati i organizacioni uslovi koji isključuju mogućnost korišćenja tuđih kodova.

2.9. Organizacije koje podliježu posebnim odredbama moraju navesti detalje predviđene u stavovima. 2.4; 2.5 u skladu sa pravilima ovih odredbi.

2.10. Proceduru odabira, prihvatanja na čuvanje i izdavanja dokumenata na računarskim medijima i tipografskih podataka potrošačima, njihovog poništenja i uništavanja utvrđuju ministarstva i resori.

3. ORIGINALI, DUPLIKATI, KOPIJE DOKUMENTA O SKLADIŠTVU MAŠINA I MAŠINEGRAMA

3.1. Originali, duplikati i kopije dokumenata na računarskim medijima i tipograma dobijenih standardnim softverom ovog računarskog sistema imaju istu pravnu snagu ako su sastavljeni u skladu sa zahtjevima ovog standarda.

3.2. Original dokumenta na kompjuterskom mediju je prvi zapis dokumenta na kompjuterskom mediju koji sadrži naznaku da je ovaj dokument original.

Original mašinograma je prva kopija dokumenta na papiru štampana kompjuterskom tehnologijom i koja sadrži naznaku da je ovaj dokument original.

3.3. Duplikati dokumenta na računarskom mediju su zapisi dokumenta na računarskim medijima koji su vremenski novijeg datuma, autentični po sadržaju i sadrže naznaku da su ti dokumenti duplikati.

Duplikati mašinograma su sve noviji, autentični u ispisima sadržaja na papiru koji sadrže indikaciju da su duplikati.

3.4. Kopije dokumenta na računarskom mediju ili mašinograma su dokumenti kopirani sa originala ili duplikata dokumenta na računarskom mediju ili mašinograma na drugi medij za skladištenje, autentični po sadržaju i koji sadrže naznaku da su ti dokumenti kopije.

Duplikati i kopije moraju sačuvati obavezne detalje sadržane u originalnom dokumentu na kompjuterskom mediju ili otkucanom dokumentu.

Mašinogram, koji predstavlja kopiju dokumenta na kompjuterskom mediju, dodatno mora imati pečat ili pečat organizacije koja je dokument pretvorila u čitljiv oblik, identifikacioni natpis i odgovarajuće potpise.

4. POSTUPAK IZMENA U DOKUMENTU O SKLADIŠTENJU MAŠINE I MAŠINOGRAMU

4.1. Promjenu originalnog dokumenta na kompjuterskom mediju može izvršiti samo organizacija koja je kreirala dokument obavezna registracija sadržaj i osnovu izmjena i osoba odgovorna za izvršene promjene.

Registraciju promjena vrši organizacija koja je kreirala zapis dokumenta.

4.2. Ako se izvrše promjene na originalnom mašinogramu, u njemu se moraju navesti razlozi za izmjene, datum, vrijeme njihovog uvođenja, položaj i potpis službenika koji je izvršio izmjene i njegovo dešifriranje.

4.3. Organizacija - kreator originalnog dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipografiji dužna je da o svim promjenama obavijesti organizacije - korisnike dokumenta slanjem propratnog pisma, uključujući informacije o promjenama i koje sadrži, uz navođenje obaveznih podataka u skladu sa tačkom 2.1, sljedeće informacije:

naznaka osnova za promjene;

vrijeme promjena;

potpis službenog lica.

Ako je potrebno, propratno pismo se može staviti pečatom ili pečatom organizacije koja je izradila originalni dokument na kompjuterskom mediju ili otkucanoj slici.

4.4. Promjene duplikata (kopije) dokumenta na računarskom mediju ili tipografskog dokumenta koji posjeduje korisnik vrše se samo na osnovu obavještenja organizacije koja je izradila dokument na računarskom mediju ili tipografski dokument.

4.5. Izmijenjeni originalni dokument, kao i duplikati i kopije izmijenjenog dokumenta, zadržavaju pravnu snagu ako su izmjene izvršene u skladu sa zahtjevima ovog standarda.

DODATAK (referenca). UZORAK PROPRATNOG PISMA

PRIMJENA
Informacije

Podaci o organizaciji - kreator dokumenta na kompjuterskom mediju ili tipogramu		Pečat zabrane pristupa dokumentu
Naslov teksta

U skladu sa ugovorom od 25. decembra 1984. godine, šaljem Vam dokumente na kompjuterskim medijima, uključujući sljedeće podatke:

	Fabrički broj magnetna traka	Serijski broj sveske
			Izlaz
			Implementacija
			Prijevoz

Primjena: magnetna traka - 3.

Bilješka. Propratno pismo je sastavljeno na memorandumu organizacije u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90.

Tekst dokumenta je verifikovan prema:
službena publikacija
Jedinstveni dokumentacioni sistemi: Zbirka GOST-ova. -
M.: Izdavačka kuća IPK Standards, 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe

Naziv dokumenta:
Broj dokumenta:	6.10.4-84
Vrsta dokumenta:	GOST
Ovlaštenje za prijem:	Državni standard SSSR-a
Status:	Aktivan
Objavljeno:	službena publikacija Jedinstveni dokumentacioni sistemi: Zbirka GOST-ova. - M.: IPC izdavačka kuća standarda, 2001
Datum prihvatanja:	09. oktobra 1984
Datum početka:	1. jula 1987
Datum revizije:	01. aprila 2001

GOST 6.10.4-84 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima i tipografima kreiranim kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe

Međutim, ovaj zakon ima uski fokus: fokusiran je na pravnu snagu elektronskog potpisa u dokumentima i izjednačava ga sa rukom pisanim. Istovremeno, u našoj zemlji ne postoji opšti zakonski akt koji bi regulisao ED. Postoji toliko mnogo vrsta dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima da je vrlo problematično svaki od njih navesti u zakonu. Dakle, danas se digitalni dokumentotok reguliše indirektno, kroz nekoliko različitih zakonskih akata. Jedan od njih je Građanski zakonik Ruske Federacije, posebno član 160. On predviđa mogućnost potpisivanja dokumenata ne samo rukom pisanim potpisom, već i bilo kojim drugim potpisom predviđenim ruskim zakonodavstvom, uključujući elektronske digitalne. Pravna snaga papirnih i elektronskih dokumenata danas se priznaje kao jednaka samo u slučajevima kada su ispunjeni svi potrebni detalji.

Davanje pravne snage dokumentima na elektronskim medijima

Jedan od temeljnih aspekata korištenja elektronskog digitalnog potpisa je potvrda vlasništva nad javnim ključem EDS-a određenoj osobi izdavanjem certifikata ključa potpisa koji mora sadržavati: jedinstveni registarski broj certifikata ključa potpisa, početak i kraj datume sertifikata ključa potpisa koji se nalazi u registru centra za sertifikaciju; prezime, ime i patronimija vlasnika certifikata ključa potpisa; javni ključ elektronskog digitalnog potpisa; naziv alata za elektronski digitalni potpis sa kojima se koristi ovaj javni ključ elektronskog digitalnog potpisa; naziv i lokaciju centra za sertifikaciju koji je izdao sertifikat ključa potpisa; informacije o odnosima u kojima će elektronski dokument sa elektronskim digitalnim potpisom imati pravni značaj.

Davanje pravne snage elektronskom dokumentu

Pažnja

Jul 2010 09:19 U poslednje vreme sve više organizacija prelazi na sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. A neki žele potpuno ukloniti papirnate dokumente iz prakse. Sastavljajući dokument, često zaboravimo na njega do inspekcije, prijave ili sukoba u kojem se ovaj dokument koristi kao dokaz.

Sukobi u radnim odnosima najčešće se rješavaju na sudu. A šta je sa elektronskim dokumentima u ovom slučaju? Dokaz u predmetu u skladu sa čl. 55. Zakona o parničnom postupku Ruske Federacije je informacija dobijena na način propisan zakonom o činjenicama, na osnovu kojih sud utvrđuje postojanje ili odsustvo okolnosti koje opravdavaju zahtjeve i prigovore stranaka, kao i druge okolnosti koje su važne za pravilno razmatranje i rješavanje predmeta.

Osobine čuvanja, zaštite i davanja pravne snage elektronskim dokumentima

Na primjer, Zakonik o parničnom postupku rezerviše da se digitalni dokazi mogu uzeti i kao dokaz u postupku, ali da se njihova autentičnost mora provjeriti. I ovdje može nastati problem sa identifikacijom pošiljaoca. Stoga bi bilateralni sporazum sa organizacijom sa kojom se vodi elektronska korespondencija u ovom slučaju bio veoma poželjna mjera.
na sadržaj Praktične preporuke Kako biste izbjegli sudske sporove, preporučuje se vođenje dnevnika korespondencije, faksova i emails. Ovo nije neophodno, ali će poslužiti kao dodatna garancija za prolazak određene poruke. Osim toga, neke organizacije koriste mješoviti oblik toka dokumenata, u kojem se potpisani papiri pohranjuju u arhivu, a njihova digitalizirana verzija se koristi u radu.
Ovaj pristup će pouzdano zaštititi vašu organizaciju od raznih pravnih incidenata.

Pravna snaga elektronskog dokumenta i njegovi obavezni atributi

Osim toga, povjerljivost prenesenih informacija ne može se na odgovarajući način osigurati. Dakle, da li elektronski dokumenti imaju pravnu snagu može se utvrditi na osnovu nekoliko tačaka:

• dostupnost elektronskog digitalnog potpisa, koji je pribavljen u skladu sa zakonom utvrđenom procedurom;
• korišćenje elektronskih digitalnih potpisa samo putem sertifikovanih telekomunikacionih sredstava;
• postojanje sporazuma između strana o korišćenju elektronskog digitalnog potpisa ili propis kojim se precizira postupak vođenja elektronskih dokumenata i korišćenja elektronskog digitalnog potpisa.

Samo ako su ovi uslovi ispunjeni, može se garantovati pravna valjanost elektronskog upravljanja dokumentima. povratak na sadržaj Posebni slučajevi Nije tajna da se značajan dio korespondencije između kolega ili klijenata odvija razmjenom poruka putem e-maila.

33.. davanje pravne snage dokumentima na kompjuterskim medijima

Elektronsko upravljanje dokumentima u Rusiji regulisano je:

• Federalni zakon br. 402-FZ “O računovodstvu” od 6. decembra 2011.
• Federalni zakon br. 63-FZ “O elektronskim potpisima” od 04.06.2011.
• Naredba Ministarstva finansija Rusije br. 174n „O odobravanju Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem poboljšanog kvalifikovanog elektronskog potpisa“ od 10.11.2015.

Šta elektronskom dokumentu daje pravnu snagu? Dokument kreiran na računaru ili skeniran papirni dokument još nije pravno obavezujući. Za različite vrste dokumenti imaju različite garancije pravne snage. Formalni dokumenti Takvi dokumenti uključuju fakture, izvještaje, ugovor o radu sa udaljenim zaposlenim i listu potrebnih dokumenata.

Pravna snaga elektronskog dokumenta

Nesumnjivo će proći neko vrijeme prije nego što elektronski potpisi postanu široko korišteni prilikom razmjene dokumenata između organizacija. Ali ništa ne sprečava brzu implementaciju digitalnih potpisa, a samim tim i elektronskih dokumenata unutar organizacija. Naime, koncept elektronskog potpisa kao analoga redovnog potpisa već je postojao u zakonodavstvu.

Bitan

Ovakva situacija je omogućila korišćenje elektronskog potpisa pod uslovom da je između stranaka potpisan ugovor kojim su propisani svi uslovi za korišćenje digitalnog potpisa. Zahvaljujući tome, u ruskoj praksi postoje primjeri stvarne upotrebe digitalnih potpisa, na primjer, u međubankarskoj razmjeni. Ako određeni potencijalni pravni sukobi i dalje izazivaju zabrinutost, možete krenuti na kompromisni put.

Elektronski dokumenti koji imaju pravne posljedice mogu biti popraćeni papirnim kopijama sa “pravim potpisom”.

Pojam elektronskog dokumenta, njegova pravna snaga

Elektronska razmjena podataka je realnost s kojom se danas suočava gotovo svaka osoba. Informacioni sistemi, računarske mreže, Email- To nije daleko puna lista sredstva kojima se podaci razmjenjuju elektronski. Upotreba sistema za automatizaciju dokumenata je važan faktor koji pomaže u poboljšanju efikasnosti rada onih koji donose odluke i kontrolišu njihovo izvršenje, tj.
šefovi organizacija. Više od 80% informacionih resursa preduzeća koncentrisano je u dokumentima, a protok dokumenata je ključna tehnologija upravljanja: upravljačke odluke se formalizuju, saopštavaju izvršiocima, a zatim kontrolišu u obliku dokumenata.

Povećana jedinstvenost

Detalji koji određuju pravnu snagu Pravnu regulativu poslovanja sa elektronskim dokumentima obezbeđuju sledeći detalji. Pročitajte također

• naziv vrste dokumenta (osim slova);
• serijski broj;
• naziv kompanije,
• datum registracije;
• mjesto izrade i potpisivanja;
• elektronski digitalni potpis (na papiru – ovo je običan potpis).

Oni takođe daju pravnu snagu dokumentu na papiru. Elektronski digitalni potpis možete dobiti samo u certifikacijskom centru koji je registriran u Uralskom federalnom okrugu.
Takav potpis je ekvivalentan rukom pisanom i ima istu pravnu snagu. povratak na sadržaj Zaštita korespondencije Sam izveštaj, prijava ili nalog u elektronskom obliku nemaju pravnu snagu, jer ne postoji garancija da dokument neće biti promenjen tokom obrade.

Elektronski dokumenti kao dokaz

Problem upotrebe elektronskih dokumenata u parnici nije tako nov; prvi put je razmatran 1979. godine u Uputstvu Državnog arbitražnog suda SSSR-a N I-1-4 „O upotrebi dokumenata pripremljenih korišćenjem elektronskih sredstava kao dokaza u arbitražnim slučajevima. "kompjuterska tehnologija". A objavljivanjem prvog normativnog akta koji reguliše ovo pitanje, u njegovom stavu 1, nastao je još uvek nerešen problem utvrđivanja originala i kopije elektronskog dokumenta. Kaže da ako je za rješavanje spora potreban originalni dokument, onda se prva kopija mora predočiti sudu. Dakle, radilo se o tome da se sudu obezbijedi kompjuter na kojem je spis kreiran. Ova neobičnost proizlazi iz fundamentalne razlike između pismenih i elektronskih dokaza.